Субъект бизнеса может строить отношения с большим кругом лиц, как юридических, так и физических. При этом партнеры могут располагаться не только в том же самом городе, но и совершенно другом регионе. Бумажный обмен значимыми документами, в этом случае, может занимать существенное время. Система электронного документооборота станет выходом из данной проблемы и позволит существенно ускорить имеющиеся деловые процессы.
Содержание статьи
- 1 Система электронного документооборота (ЭДО) – что это такое
- 2 С кем можно обмениваться электронными документами
- 3 Преимущества и недостатки ЭДО
- 4 Функционал электронного документооборота
- 5 Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным
- 6 Операторы электронного документооборота в 2018 году
- 7 Взаимодействие электронного документа с другими программами
Система электронного документооборота (ЭДО) – что это такое
Современная система электронного документооборота представляет собой процедуру по обмену юридически значимыми документами в электронном виде. В настоящее время большинство бухгалтерских и кадровых программных продуктов позволяют создавать электронные документы заранее разработанного формата.
Однако просто отправить другой стороне бизнес-отношений файл нельзя. Для придания ему юридической силы, этот документ должен содержать в себе специальную электронную подпись.
ЭДО может осуществляться на двух уровнях — он может осуществляться внутри самой компании между отдельными работниками и подразделениями, так и внешне между отдельными организациями. При этом данные уровни могут функционировать отдельно друг от друга, либо объединены в единую систему документооборота.
Если администрация субъекта бизнеса принимает решение о внедрении ЭДО внутри самой организации, они должны быть готовы к несению определенных материальных затрат, как на приобретение компьютерного оборудования (сервер для системы, сетевое оборудование и т. д.), так и на приобретение самой программы документооборота.
Одним из таких операторов в настоящее время является диадок электронный документооборот. Документы, которыми обмениваются партнеры через оператора являются юридически значимыми, поскольку на них автоматически ставится отметка ЭЦП каждой из сторон.
С кем можно обмениваться электронными документами
Документооборот, в зависимости от его уровня, может осуществляться как внутри одной компании между ее работниками, так и между внешними получателями.
К последним относятся партнеры по ведению бизнеса, госорганы, другие граждане и т. д. Также электронный документооборот может осуществляться с торговыми площадками при заключении госконтрактов, с провайдерами и регистраторами доменов и т. д.
Преимущества и недостатки ЭДО
Преимущества
В числе основных преимуществ при использовании электронного документооборота можно выделить:
- Происходит упорядочивание делопроизводства — каждому документу присваивается уникальный номер, в результате нельзя двум разным документам присвоить одно и то же значение;
- Отслеживать движение любого документа можно на каждом этапе его исполнения в любое удобное время. При этом сам документ нельзя испортить, потерять, удалить. Любой удаленный из системы документ можно восстановить.
- Скорость обмена документами — бумажный документ необходимо передать в руки получателя, что занимает не только значительное время, но и может требовать финансовых затрат. Электронный документ поступает к получателю мгновенно.
- Круглосуточная работа — система позволяет работать в ней удаленно 24 часа в сутки из любой точки Земли.
- Доступно планирование исполнения документа — поскольку у каждого документа могут быть фиксированные даты исполнения, можно планировать их движение и исполнение, а также контролировать исполнение плана;
- Удобный поиск документов — система строго упорядочена, и в ней можно легко организовать поиск необходимого документа по каким-либо фразам и словам.
- Экономия бумаги — электронная система позволяет не распечатывать документы на бумаге, а это приводит к ее экономии.
Недостатки
Несмотря на большое количество достоинств перевода на электронный обмен документами, электронный документооборот программы могут содержать и некоторые недостатки:
- Требуются существенные материальные затраты на внедрение системы, которые, в зависимости от количества пользователей, могут варьироваться от 100 тысяч рублей и выше;
- После приобретения системы, требуется время на ее внедрение и настройку;
- Требуется обучение пользователей, которые будут использовать указанную систему;
- Требуется обеспечить безопасность данных — системы должна быть защищена от несанкционированного доступа как изнутри предприятия, так и из внешних источников;
- Необходимо иметь ответственное лицо, которое будет контролировать работу системы и исправлять выявленные ошибки и проблемы;
- Необходимо делать резервные копии для обеспечения сохранности данных;
- Если партнеры не используют ЭДО, то все равно необходимо будет задействовать бумажный документооборот.
Функционал электронного документооборота
Электронный документооборот в организации должен обеспечивать выполнение следующих действий:
- Работать с документами — создавать их, регистрировать, обрабатывать, контролировать исполнение и т. д.
- Формировать маршрут внутри организации — устанавливать маршрут, по которому будет двигаться документ внутри компании, присваивать права доступа для разных пользователей;
- Содержать архив документов с возможностью поиска внутри него.
Большинство современных систем предоставляют следующие возможности:
- Регистрировать в системе любые документы — входящие, исходящие, внутренние, а также определять пути их дальнейшего движения;
- В каждом из подразделений установить единые правила по обработке документов;
- Давать работать с документом не только отдельному работнику, но и группе лиц;
- Разграничивать возможность доступа к документу как между отдельными работниками, так и подразделениями;
- Для всех документов применять единые стандарты;
- Контролировать исполнение документов в строго заданный срок;
- Формировать отчеты по использованию и исполнению документов;
- Осуществлять архивное хранение документов, фиксировать дату и личные данные работника, который обращался к нему последним.
Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным
Важно помнить, что сразу перейти на систему электронного документооборота с полным отказом от применения бумажных документов не получиться.
Причинами этого служит следующее:
- Часть партнеров компании не используют систему электронного документооборота.
- Предприятие располагает большим количеством текущей документации, которая используется пользователями в данный момент.
Для бумажного бланка характерна сначала его распечатка, а потом направление на подписание. Для электронного этого делать не надо, достаточно его сформировать, подписать ЭЦП и направить по системе ЭДО.
Бумажные документы могут затеряться на почте или в другом месте. За доставкой электронного документа следит сама система, которая и контролирует все этапы прохождения его.
Главное отличие документов в бумажном и электронном виде является способ их хранения. Электронный бланк можно сразу загрузить в систему, а после этого использовать. Для бумажного требуется создание архива.
В настоящее время очень часто, бумажные бланки сканируются, после чего подгружаются в систему для хранения. Далее все желающие получают к ним доступ. То есть оригинал находиться у ответственного лица, например у секретаря, а все остальные пользуются копией бланка.
Например, Тензор позволяет отправлять документы в электронном виде как ссылку. Получателю, чтобы получить этот документ и подписать его, достаточно перейти по ней.
Операторы электронного документооборота в 2018 году
Сегодня рынок электронного документооборота представлен широким спектром программ и операторов ЭДО. У каждого из них есть преимущества и отрицательные стороны. Рассмотрим подробнее их.
| Система эдо | Характерные особенности | Размер стоимости приобретения |
| «Дело» | Наиболее крупная на рынке программа по электронному документообороту. Она проста в использовании, при этом обладая многофункциональностью | Стоимость рабочего места составляет 11000-13500 руб. |
| «Логика» | Возможно применение ее на предприятиях различного размера. Ее можно настраивать по свои персональные требования, легка в изучении. | Стоимость рабочего места составляет 4900-5900 руб. |
| «Евфрат» | Считается наиболее продвинутым программным комплексом. Имеет простой для обучения интерфейс и возможность построить собственную систему работы с базой данных. | Стоимость рабочего места составляет 5000 руб. при развертывании на оборудовании организации, 10000 руб. если развертывание производиться на оборудовании ее продавца. |
| «1С:Архив» | Легко взаимодействует с любыми системами 1С. Может производить обмет графическими, звуковыми, видео файлами. | Стоимость полного комплект составляет от 17000 до 50000 руб |
| «DIRECTUM» | Считается наиболее оптимальной системой для предприятий среднего и малого бизнеса. Существует возможность совмещения документооборота в бумажном и электронном виде. | Стоимость права пользования варьируется от 7 000 руб. до 2 000000 руб. |
| «OPTIMA-WorkFlow» | Сравнительно новая система электронного документооборота. Имеет уникальный функционал при ее использовании. В настоящее время развивается активно и модифицируется. | Стоимость права пользования варьируется от 55000 — 75000 руб. |
Группа популярных операторов ЭДО построила роуминговый центр, который позволяет компаниям производить обмен данными, находящимися в разных системах.
| Оператор ЭДО | Характерные особенности | Размер затрат на установку и использование |
| «Диадок» | Данную систему создал крупнейший разработчик интернет-сервисов СКБ «Контур». Может использоваться при обороте документов как внутри в системе, так и с контрагентами. | Входящие документы – бесплатно, а исходящие от 9 руб. |
| «Сфера» (Корус Консалтинг) | Создатель системы ЭДО, применяемой в хозяйственной деятельности. Она применяется большинством крупных торговых сетей магазинов (Магнит, Ашан, Леруа Мерлен и т.д.) | Входящие документы – бесплатно, а исходящие от 8 руб. 26 коп. |
| «Тензор» | Создатель системы электронного документооборота СБИС по передачи отчетности в налоговую, ПФР, ФСС и т.д. Обмен может строиться как внутри субъекта хозяйствования, так и с партнерами. | Нужно оплачивать пакеты документов за каждый квартал. Стоимость составляет от 6000 руб. за пакет |
| «Такском» | Данная компания не только разработала систему документооборота, но ее активно ее внедряет. Взаимодействие с программными комплексами 1С производятся на автоматическом уровне. | Стоимость пакета, включающего 150 документов, измеряется от 1800 руб. Входящие документы – бесплатно. |
Взаимодействие электронного документа с другими программами
В настоящее время при принятии решения о том, какая система электронного документооборота будет использоваться в организации, важное значение придается ее способности включиться в уже существующий комплекс программ и приложений на предприятии.
То есть она должна легко взаимодействовать с ними. К примеру, такое взаимодействие должно быть с программами по ведению бухгалтерскому учету, чтобы можно было формировать и отправлять электронные счета, счет-фактуры, накладные и т. д.
Согласованность между программами должна быть на высоком уровне, чтобы они все работали с одними и теми же данными. Чаще всего такая работа выражается в применение в системе тех же справочников, которые применяются на предприятии уже достаточно длительное время, а также возможность одновременного обновления их.
Наиболее популярные и известные системы электронного документа работают с поддержанием таких программных комплексов как 1С, Парус, Oracle и другие.
Примером такого взаимодействия является возможность в программах 1С формировать бухгалтерские и налоговые документы, а также отправлять их сразу же в электронном формате, производя подписание бланков ЭЦП.
