Понедельник, Февраль 18, 2019
ЛайтБух
Задать вопрос
  • Главная
  • Бизнес
  • Налоги и взносы
  • Отчетность
  • Документы
  • Персонал
  • Калькуляторы
  • Справка
No Result
Посмотреть все результаты
  • Главная
  • Бизнес
  • Налоги и взносы
  • Отчетность
  • Документы
  • Персонал
  • Калькуляторы
  • Справка
No Result
Посмотреть все результаты
ЛайтБух
No Result
Посмотреть все результаты
Главная Бизнес

Система электронного документооборота в организации: достоинства и преимущество, операторы, стоимость

В Бизнес, Принадлежности
0
23
ПОДЕЛИЛИСЬ
88
ПРОСМОТРОВ
Поделиться на FacebookТвитнутьВконтактеОтправить на почту

Субъект бизнеса может строить отношения с большим кругом лиц, как юридических, так и физических. При этом партнеры могут располагаться не только в том же самом городе, но и совершенно другом регионе. Бумажный обмен значимыми документами, в этом случае, может занимать существенное время. Система электронного документооборота станет выходом из данной проблемы и позволит существенно ускорить имеющиеся деловые процессы.

Содержание статьи

  • 1 Система электронного документооборота (ЭДО) – что это такое
  • 2 С кем можно обмениваться электронными документами
  • 3 Преимущества и недостатки ЭДО
    • 3.1 Преимущества
    • 3.2 Недостатки
  • 4 Функционал электронного документооборота
  • 5 Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным
  • 6 Операторы электронного документооборота в 2018 году
  • 7 Взаимодействие электронного документа с другими программами

Система электронного документооборота (ЭДО) – что это такое

Система электронного документооборота в организации: достоинства и преимущество, операторы, стоимостьСовременная система электронного документооборота представляет собой процедуру по обмену юридически значимыми документами в электронном виде. В настоящее время большинство бухгалтерских и кадровых программных продуктов позволяют создавать электронные документы заранее разработанного формата.

Однако просто отправить другой стороне бизнес-отношений файл нельзя. Для придания ему юридической силы, этот документ должен содержать в себе специальную электронную подпись.

ЭДО может осуществляться на двух уровнях — он может осуществляться внутри самой компании между отдельными работниками и подразделениями, так и внешне между отдельными организациями. При этом данные уровни могут функционировать отдельно друг от друга, либо объединены в единую систему документооборота.

Если администрация субъекта бизнеса принимает решение о внедрении ЭДО внутри самой организации, они должны быть готовы к несению определенных материальных затрат, как на приобретение компьютерного оборудования (сервер для системы, сетевое оборудование и т. д.), так и на приобретение самой программы документооборота.

Внимание: если обмен документами строится между разными компаниями, то должно присутствовать еще одно звено – оператор электронного документооборота. Закон на него возлагает обязанность по обеспечению обмена документами, их хранению, проверке подлинности электронной подписи.

Одним из таких операторов в настоящее время является диадок электронный документооборот. Документы, которыми обмениваются партнеры через оператора являются юридически значимыми, поскольку на них автоматически ставится отметка ЭЦП каждой из сторон.

С кем можно обмениваться электронными документами

Документооборот, в зависимости от его уровня, может осуществляться как внутри одной компании между ее работниками, так и между внешними получателями.

К последним относятся партнеры по ведению бизнеса, госорганы, другие граждане и т. д. Также электронный документооборот может осуществляться с торговыми площадками при заключении госконтрактов, с провайдерами и регистраторами доменов и т. д.

Внимание: закон не ограничивает возможности обмена электронными документами — запрета с кем можно вести такие отношения, а с кем нет, не существует. Главное, чтобы у сторон документооборота были электронные цифровые подписи и заключенные соглашения с операторами ЭДО.

Преимущества и недостатки ЭДО

Преимущества

В числе основных преимуществ при использовании электронного документооборота можно выделить:

  1. Происходит упорядочивание делопроизводства — каждому документу присваивается уникальный номер, в результате нельзя двум разным документам присвоить одно и то же значение;
  2. Отслеживать движение любого документа можно на каждом этапе его исполнения в любое удобное время. При этом сам документ нельзя испортить, потерять, удалить. Любой удаленный из системы документ можно восстановить.
  3. Скорость обмена документами — бумажный документ необходимо передать в руки получателя, что занимает не только значительное время, но и может требовать финансовых затрат. Электронный документ поступает к получателю мгновенно.
  4. Круглосуточная работа — система позволяет работать в ней удаленно 24 часа в сутки из любой точки Земли.
  5. Доступно планирование исполнения документа — поскольку у каждого документа могут быть фиксированные даты исполнения, можно планировать их движение и исполнение, а также контролировать исполнение плана;
  6. Удобный поиск документов — система строго упорядочена, и в ней можно легко организовать поиск необходимого документа по каким-либо фразам и словам.
  7. Экономия бумаги — электронная система позволяет не распечатывать документы на бумаге, а это приводит к ее экономии.

Недостатки

Несмотря на большое количество достоинств перевода на электронный обмен документами, электронный документооборот программы могут содержать и некоторые недостатки:

  • Требуются существенные материальные затраты на внедрение системы, которые, в зависимости от количества пользователей, могут варьироваться от 100 тысяч рублей и выше;
  • После приобретения системы, требуется время на ее внедрение и настройку;
  • Требуется обучение пользователей, которые будут использовать указанную систему;
  • Требуется обеспечить безопасность данных — системы должна быть защищена от несанкционированного доступа как изнутри предприятия, так и из внешних источников;
  • Необходимо иметь ответственное лицо, которое будет контролировать работу системы и исправлять выявленные ошибки и проблемы;
  • Необходимо делать резервные копии для обеспечения сохранности данных;
  • Если партнеры не используют ЭДО, то все равно необходимо будет задействовать бумажный документооборот.

Функционал электронного документооборота

Электронный документооборот в организации должен обеспечивать выполнение следующих действий:

  • Работать с документами — создавать их, регистрировать, обрабатывать, контролировать исполнение и т. д.
  • Формировать маршрут внутри организации — устанавливать маршрут, по которому будет двигаться документ внутри компании, присваивать права доступа для разных пользователей;
  • Содержать архив документов с возможностью поиска внутри него.
Внимание: фактически, после введения электронной системы, пользователь должен получать все те же возможности, как если бы он пользовался бумажными документами.

Большинство современных систем предоставляют следующие возможности:

  1. Регистрировать в системе любые документы — входящие, исходящие, внутренние, а также определять пути их дальнейшего движения;
  2. В каждом из подразделений установить единые правила по обработке документов;
  3. Давать работать с документом не только отдельному работнику, но и группе лиц;
  4. Разграничивать возможность доступа к документу как между отдельными работниками, так и подразделениями;
  5. Для всех документов применять единые стандарты;
  6. Контролировать исполнение документов в строго заданный срок;
  7. Формировать отчеты по использованию и исполнению документов;
  8. Осуществлять архивное хранение документов, фиксировать дату и личные данные работника, который обращался к нему последним.

Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным

Важно помнить, что сразу перейти на систему электронного документооборота с полным отказом от применения бумажных документов не получиться.

Причинами этого служит следующее:

  • Часть партнеров компании не используют систему электронного документооборота.
  • Предприятие располагает большим количеством текущей документации, которая используется пользователями в данный момент.
Внимание: нужно понимать, что при использовании систем документооборота в бумажном и электронном виде существуют некоторые различия.

Для бумажного бланка характерна сначала его распечатка, а потом направление на подписание. Для электронного этого делать не надо, достаточно его сформировать, подписать ЭЦП и направить по системе ЭДО.

Бумажные документы могут затеряться на почте или в другом месте. За доставкой электронного документа следит сама система, которая и контролирует все этапы прохождения его.

Главное отличие документов в бумажном и электронном виде является способ их хранения. Электронный бланк можно сразу загрузить в систему, а после этого использовать. Для бумажного требуется создание архива.

В настоящее время очень часто, бумажные бланки сканируются, после чего подгружаются в систему для хранения. Далее все желающие получают к ним доступ. То есть оригинал находиться у ответственного лица, например у секретаря, а все остальные пользуются копией бланка.

Внимание: если у партнером предприятия отсутствует система ЭДО, то с ним следует работать, обмениваясь документами на бумаге. Некоторые операторы позволяют решить данную проблему.

Например, Тензор позволяет отправлять документы в электронном виде как ссылку. Получателю, чтобы получить этот документ и подписать его, достаточно перейти по ней.

Операторы электронного документооборота в 2018 году

Сегодня рынок электронного документооборота представлен широким спектром программ и операторов ЭДО. У каждого из них есть преимущества и отрицательные стороны. Рассмотрим подробнее их.

Система эдо Характерные особенности Размер стоимости приобретения
«Дело» Наиболее крупная на рынке программа по электронному документообороту. Она проста в использовании, при этом обладая многофункциональностью Стоимость рабочего места составляет 11000-13500 руб.
«Логика» Возможно применение ее на предприятиях различного размера. Ее можно настраивать по свои персональные требования, легка в изучении. Стоимость рабочего места составляет 4900-5900 руб.
«Евфрат» Считается наиболее продвинутым программным комплексом. Имеет простой для обучения интерфейс и возможность построить собственную систему работы с базой данных. Стоимость рабочего места составляет 5000 руб. при развертывании на оборудовании организации, 10000 руб. если развертывание производиться на оборудовании ее продавца.
«1С:Архив» Легко взаимодействует с любыми системами 1С. Может производить обмет графическими, звуковыми, видео файлами. Стоимость полного комплект составляет от 17000 до 50000 руб
«DIRECTUM» Считается наиболее оптимальной системой для предприятий среднего и малого бизнеса. Существует возможность совмещения документооборота в бумажном и электронном виде. Стоимость права пользования варьируется от 7 000 руб. до 2 000000 руб.
«OPTIMA-WorkFlow» Сравнительно новая система электронного документооборота. Имеет уникальный функционал при ее использовании. В настоящее время развивается активно и модифицируется. Стоимость права пользования варьируется от 55000 — 75000 руб.

Группа популярных операторов ЭДО построила роуминговый центр, который позволяет компаниям производить обмен данными, находящимися в разных системах.

Оператор ЭДО Характерные особенности Размер затрат на установку и использование
«Диадок» Данную систему создал крупнейший разработчик интернет-сервисов СКБ «Контур». Может использоваться при обороте документов как внутри в системе, так и с контрагентами. Входящие документы – бесплатно, а исходящие от 9 руб.
«Сфера» (Корус Консалтинг) Создатель системы ЭДО, применяемой в хозяйственной деятельности. Она применяется большинством крупных торговых сетей магазинов (Магнит, Ашан, Леруа Мерлен и т.д.) Входящие документы – бесплатно, а исходящие от 8 руб. 26 коп.
«Тензор» Создатель системы электронного документооборота СБИС по передачи отчетности в налоговую, ПФР, ФСС и т.д. Обмен может строиться как внутри субъекта хозяйствования, так и с партнерами. Нужно оплачивать пакеты документов за каждый квартал. Стоимость составляет от 6000 руб. за пакет
«Такском» Данная компания не только разработала систему документооборота, но ее активно ее внедряет. Взаимодействие с программными комплексами 1С производятся на автоматическом уровне. Стоимость пакета, включающего 150 документов, измеряется от 1800 руб. Входящие документы – бесплатно.

Взаимодействие электронного документа с другими программами

В настоящее время при принятии решения о том, какая система электронного документооборота будет использоваться в организации, важное значение придается ее способности включиться в уже существующий комплекс программ и приложений на предприятии.

То есть она должна легко взаимодействовать с ними. К примеру, такое взаимодействие должно быть с программами по ведению бухгалтерскому учету, чтобы можно было формировать и отправлять электронные счета, счет-фактуры, накладные и т. д.

Согласованность между программами должна быть на высоком уровне, чтобы они все работали с одними и теми же данными. Чаще всего такая работа выражается в применение в системе тех же справочников, которые применяются на предприятии уже достаточно длительное время, а также возможность одновременного обновления их.

Внимание: важным моментом при выборе системы эдо является возможность взаимодействия с почтовыми серверами, электронной постой, сайтами, площадками и т. д., а также на поддержку ее уже имеющимися приложениями.

Наиболее популярные и известные системы электронного документа работают с поддержанием таких программных комплексов как 1С, Парус, Oracle и другие.

Примером такого взаимодействия является возможность в программах 1С формировать бухгалтерские и налоговые документы, а также отправлять их сразу же в электронном формате, производя подписание бланков ЭЦП.

Поделились10Tweet6Поделились2Поделились2SendSend
Предыдущая запись

Приказ об утверждении штатного расписания: порядок подтверждения, образец составления

Следующая запись

Заявление на декретный отпуск: сроки написания, образец на 2019 год

Похожие Статьи

Электронная сдача отчетности: в каком случае обязательна, что можно отправить, сервисы и их стоимость

1
42

Каждый субъект бизнеса обязан отчитываться о...

Аудиторская проверка бухгалтерской отчетности предприятия : что это такое, ее виды и цели

0
9

Работа хозяйствующего субъекта связана с тем,...

Лицензия на алкоголь в 2019 году: кто должен получать, ее разновидность, стоимость, ответственность

0
1

В большинстве стран мира производство и...

Как проверить контрагента на сайте налоговой по ИНН и другие способы

1
23

Осуществление хозяйственной деятельности требует от субъекта...

Далее

Добавить комментарий Отменить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

No Result
Посмотреть все результаты

Популярные статьи

  • СЗВ-стаж: образец заполнения в 2019 году, сроки и порядок сдачи

    6 поделились
    Поделились 3 Tweet 1
  • Образец заявления на стандартный налоговый вычет на детей: как его написать в 2019 году, в какие сроки

    3 поделились
    Поделились 2 Tweet 1
  • Инструкция по заполнению 6-НДФЛ включая последние изменениями в 2018 году

    3 поделились
    Поделились 2 Tweet 1
  • Суточные при командировках в 2019 году: размеры выплат по России, СНГ, за границу

    3 поделились
    Поделились 2 Tweet 1
  • Приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год: как его правильно составить, в какие сроки

    2 поделились
    Поделились 1 Tweet 1

Мы в социальных сетях

бесплатная консультация юриста

Рубрики

  • Без рубрики
  • Бизнес
    • Закрытие ИП
    • Закрытие ООО
    • Лицензирование
    • Открытие ИП
    • Принадлежности
    • Регистрация ООО
  • Документы
    • Для физлиц
    • Заявления
    • Кадровые
    • Кассовые
    • Локальные нормативные акты
    • Приказы
    • Спецрежим
    • Справки
    • Трудовой договор
  • Калькуляторы
  • Налоги и взносы
    • Возврат
    • ЕНВД
    • ЕСХН
    • ОСНО
    • Платежи ИП
    • УСН
  • Отчетность
    • За работников
    • Налоговая
    • ФСС
  • Персонал
    • Командировка
    • Отпуск
    • Оформление на работу
    • Пособия
    • Расчеты
    • Расчеты с сотрудниками
    • СОУТ
    • Трудовая книжка
    • Увольнение
  • Справка
    • Коды организаций и ИП
    • Коэффициенты
  • Карта сайта
  • Политика конфиденциальности
  • Контакты
  • О нас

© 2018 litebuh.ru - c нами бухгалтерия проще.

No Result
Посмотреть все результаты

© 2018 litebuh.ru - c нами бухгалтерия проще.

Спасибо!

Теперь редакторы в курсе.

Закрыть
Adblock detector