Несмотря на причину, по которым прекращается действие трудового соглашения с наемным работником, администрация обязана в завершающий день работы произвести полным расчет по зарплате. Для определения необходимой суммы кадровик и бухгалтер-расчетчик производят заполнение документа записка-расчёт при увольнении.
Для чего нужна записка расчет
Бланк записки-расчета построен таким образом, что в его заполнении принимают участие сразу несколько подразделений компании — лицевую сторону оформляет кадровая служба, а бухгалтерия вносит данные и производит определение денежных сумм к выдаче на оборотной стороне.
Записка-расчёт при увольнении форма Т-61 создана Роскомстатом. Это один из документов, который необходимо использовать при ведении бухгалтерского и кадрового учета во время процедуры расторжения трудового соглашения. Компания может применять данный бланк в неизменном виде, либо на его основе создать собственный документ.
Сначала, на основании приказа на увольнение кадровый работник вносит в записку-расчет исходные данные. Из распоряжения он берет данные о наличии неиспользованного периода отдыха, а также даты увольнения.
После того, как все данные на лицевую сторону внесены, документ подписывается и передается в бухгалтерию. Там бухгалтер вносит информацию за расчетный период и производит определение сумм к выдаче.
На практике может возникнуть ситуация, что у работника нет неиспользованных дней. Скорее наоборот — он уже взял отпуск авансом, а потому ему необходимо вернуть часть отпускных назад.
На основании указанных данных происходит определение средней дневной зарплаты, а на ее основе — размер компенсации к выплате, либо к возврату. Помимо этого, в документе нужно указать и иные суммы, которые подлежат выплате работнику во время увольнения.
Также, во время проведения расчета необходимо указать удержания, которые производятся на основании положений законодательства либо иного распорядительного документа.
На основании чего составляется, сроки составления
Закон точно не прописывает период времени, когда необходимо оформить записку-расчет при увольнении работника. Закон только определяет, что все денежные суммы необходимо выплатить сотруднику в его завершающий рабочий день. Таким образом, последний день работы — это крайний срок формирования документа.
Если работник увольняется по своему желанию, то по закону он должен оформить заявление за две недели до желаемой даты ухода. Поэтому, оформить документ можно в любой момент, начиная с заполнения заявления.
Так, кадровик сам должен анализировать текущую ситуацию и определяет оптимальный период для составления записки.
При составлении записки необходимо использовать сведения из следующих документов:
- Личная карточка Т-2;
- Приказ на увольнение Т-8;
- Расчетные и платежные документы по зарплате за период формирования бланка.
Какие расчеты включаются в записку-расчет
Сотруднику при увольнении необходимо выплатить следующие денежные средства:
- Компенсация неиспользованных дней отдыха — эта выплата производится только в случае, когда у сотрудника есть такие периоды;
- Заработок за отработанные в текущем месяце, но не оплаченные дни;
- Премиальная выплата — если работник выполнил все условия, которые необходимы для получения премии. Основным документов в этом случае является Положение о премировании;
- Материальная помощь — распоряжение руководителя фирмы, либо действующие локальные акты могут установить данную выплату при увольнении;
- Выходное пособие — эта выплата может осуществляться на основании заключенного трудового соглашения, действующего законодательства, либо может быть прописана в локальных актах;
- Иные выплаты, которые могут производиться на основании положений локальных актов, законодательства, трудового соглашения.
Образец заполнения записки-расчета при увольнении в 2018 году
Файлы для скачивания:
Бланк записки расчета по форме Т-61 скачать бесплатно в формате Excel.
Скачать образец заполнения записки в 2018 году в формате Pdf.
Лицевая сторона
Заполнение этой стороны записки-расчета производится на основании составленного приказа на увольнение, а также личной карточки.
В верхнюю часть бланка вносится полное либо короткое название организации, а рядом в табличную часть записывается код статистики ОКПО.
Дальше необходимо указать дату и номер оформленного с работником трудового соглашения.
Затем на бланке располагаются графы, в которые нужно записать сведения о работнике — его личные данные (Ф.И.О.), номер по табелю, название структурного подразделения, в котором работал увольняющийся, и его должность.
В следующей графе, начало которой построено с фразы «Трудовой договор прекращен (работник уволен)», необходимо зачеркнуть неверную трактовку, а также проставить дату этого события.
Затем указывается документ, на основании которого производится процедура увольнения либо расторжения договора. Здесь же указываются дата и номер распоряжения на увольнение.
На следующей строке необходимо проставить количество дней отпуска, которые остались у работника, либо число дней полученных авансом. В последнем случае ему необходимо будет вернуть часть отпускных в кассу.
Также рядом фиксируется период, за который выполняется расчет. Заполнение лицевой стороны завершается подписью кадрового сотрудника, который заверяет проставленные сведения.
Оборотная сторона
Оборотная сторона записки расчета предназначена для заполнения бухгалтером расчетного отдела.
Сначала выбранные сотрудником сведения вносятся в табличную часть раздела «Расчет оплаты отпуска».
Здесь нужно помесячно указать зарплату работника, которая ему была начислена за рассматриваемый расчетный период (12 месяцев). В первый столбец записывается номер года, во втором — название месяца, а в третьем — нужно указать сумму зарплаты, принимаемую для расчета компенсации за неиспользованные дни отдыха.
Нужно помнить, что законодательно установлен перечень начислений, которые используются при расчете среднего заработка. Суммы ранее начисленных отпускных, пособий по нетрудоспособности и иных соответствующих составляющих следует исключить из месячных начислений, принимаемых к расчету.
Таблица содержит итоговую строку, в которой отражается суммарное значение за весь рассматриваемый период.
Далее сведения нужно внести в правую таблицу. При этом в столбце №4 отражаются количество дней. Если расчет осуществляется на основе показателя, выраженного в часах, то информацию нужно вписать в столбец №5. Все данные здесь указываются только те, которые приходятся на рабочее время.
В столбце №6 нужно записать значение среднего заработка, которое определяется как частное от деления общей суммы зарплаты, принимаемой к расчету, на количество дней или часов.
После этого переходим к заполнению нижней таблицы, находящейся также справа.
Если работник использовал ранее отпуск авансом, то количество этих дней отражается в столбце №7. Когда у сотрудника имеются неиспользованные дни периода отдыха, то они указываются в столбце №8.
Далее в столбце №9 следует указать общую сумму либо начисленной компенсации за отпуск, либо сумму отпускных к возврату.
Затем можно перейти к заполнению таблицы «Расчет выплат».
В блоке столбцов № 10 — 12 отражаются начисления зарплаты и иных выплат, которые полагаются сотруднику при увольнении. В столбце № 13 подводится суммарное значение всех начислений.
Блок столбцов №14-15 предназначен для указания всех удержаний, которые производятся у работника. К ним можно отнести НДФЛ, удержания по исполнительным листам т. д. В столбце №16 нужно посчитать итоговую сумму удержаний.
В столбце № 17 отражается задолженность компании перед работником. Если на момент выплаты она существует. Когда задолженность перед фирмой существует у работника, то данные вносятся в столбец № 18. Итоговое значение сумм расчетных, причитающихся к получению работником на руки отражается в столбце № 19.
После этого нужно указанную сумму в столбце №19, прописать в строке ниже буквами. Затем эту сумму надо повторить еще раз, указав ее значение цифрами.
Ниже отражаются реквизиты платежного документа, по которому работнику была произведена выплата расчетных. Это может быть платежная ведомость, РКО или платежное поручение.
Проверив все указанные в записке-расчете данные, бухгалтер расчетного отдела ставит свою визу и расшифровывает личные свои данные.
Бухгалтерские проводки
При прекращении действия трудового соглашения на основании заполненной записки расчета форма Т-61 бухгалтер создает следующие проводки:
- Дт20 — Кт70 — начислено вознаграждение и причитающиеся компенсационные выплаты основному персоналу фирмы;
- Дт23 — Кт70 — начислено вознаграждение и причитающиеся компенсационные выплаты вспомогательному персоналу фирмы;
- Дт25 — Кт70 — начислено вознаграждение и причитающиеся компенсационные выплаты персоналу общепроизводственного назначения компании;
- Дт26 — Кт70 — начислено вознаграждение и причитающиеся компенсационные выплаты административному персоналу;
- Дт44 — Кт70 — начислено вознаграждение и причитающиеся компенсационные выплаты персоналу, занятому реализацией товара фирмы;
- Дт91 — К70 — начислено вознаграждение и причитающиеся компенсационные выплаты персоналу фирмы, занятому на прочих операциях.
- Дт70 — Кт68 — произведено удержание из начисленных сумм работнику НДФЛ;
- Дт70 — Кт76 — произведены прочие удержания из начисленной зарплаты (к примеру, по исполнительным листам).
- Дт70 — Кт50 — осуществлена выдача причитающихся при увольнении сумм работнику наличными.
- Дт70 — Кт51 — осуществлена выдача причитающихся при увольнении сумм работнику в безналичном порядке.