У каждого работника существует трудовая книжка, в которую все его работодатели вносят соответствующие отметки о его трудовом стаже. Она открывается на первом месте трудоустройства человека и содержит все записи о приеме и увольнении. Пока у сотрудника действует трудовой контракт, она хранится у работодателя. Вернуть ее необходимо сразу же после прекращения трудовых отношений, сделав, например, запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию в 2018 году.
Общие правила по внесению записей в трудовые книжки
В наше время трудовая продолжает оставаться одним из основных первичных регистров, отражающих периоды работы каждого человека, а для определенных работников, выходящих на пенсию — единственным документом о стаже.
Постановлениями Правительства и нормами трудового права закрепляются основные правила внесения данных в трудовую. Положения этих нормативных актов устанавливают, что если поступивший на предприятие человек отработал пять и более дней, то кадровый специалист или же иное должностное лицо должно произвести запись в трудовую о поступлении его на работу.
Это нужно обязательно делать в случае оформления человека на основное место работы. Когда же происходит трудоустройство по совместительству, то решение о внесении данного стажа в трудовую остается на усмотрение самого сотрудника.
При оформлении книжки необходимо учитывать следующее:
- Для внесения сведений о втором и последующих местах работы требуется заявление работника и справка с места его трудоустройства по совместительству.
- У каждой записи, вносимой в трудовой должен присутствовать номер, который присваивается ей в порядке очередности. Номер записи отражается с использованием арабских цифр. Для каждого знака даты предназначена отдельная клетка — две для даты, две — для месяца, четыре — для года.
- На первой странице трудовой следует отражать личные данные сотрудника, которые следует сверять с представляемым сотрудником удостоверением личности для точной идентификации человека и установления подлинности этого документа.
- Вместе с личными данными на первой страницы трудовой должен присутствовать штамп печати предприятия, который проставляется в момент открытия этого документа. Если она отсутствует, то трудовая может быть признана недействительной.
- Вся информация в трудовой должна быть зафиксирована следующим образом: каждая отметка о приеме на работу должна закрываться отметкой о расторжении трудового контракта.
- Если при приеме на работу новый сотрудник предъявляет трудовую с незакрытой отметкой о приеме, его нужно направить к прежнему работодатели, которые должен закрыть ее. Либо принять данного человека на работу по договору по совместительству.
- В трудовую нельзя вносить записи о случаях наложения на работников дисциплинарных наказаний.
- Каждой отметке в трудовой должно соответствовать распоряжения руководства как о приеме, переводе, так и об увольнении. Обязательно отражаются полностью наименование и реквизиты документа. Данную информацию нельзя сокращать.
- Зачеркивать данные в трудовой запрещается, исключение составляет страница с личными сведениями работника. Ошибки исправляются путем отметки записи как недействительной.
- Законодательство разрешает в определенных случаях кадровому сотруднику вносить записи об определении непрерывного стажа трудовой деятельности или исключении из него периодов, когда они не должны учитываться в его составе.
При использовании каких документов выполняется запись в трудовой
Положения нормативных актов закрепляют, что все записи в трудовую необходимо вносить на основании строго установленных документов. Эти бланки должны быть составлены в письменной форме. К ним относятся приказ руководства, а также подтверждающие определенные сведения документы.
При первичном заполнении трудовой запись на первой страницы производится на основании представленного паспорта, документа об образовании и т. д.
После этого открывается запись о приеме на работу, которая вписывается на основании изданного приказа о поступлении в организацию нового сотрудника. Обязательно указываются наименование, номер и дата распоряжения.
Отметка об увольнении осуществляется только после того как приказ о расторжении трудового соглашения издан.
Если в трудовой необходимо отразить сведения о переводе сотрудника, то в качестве основания применяется приказ о переводе.
В трудовой также нужно отражать сведения о прохождении работником воинской службы. Данные отметки производятся по информации, содержащейся в военном билете.
Когда происходит смена наименования хозяйствующего субъекта, то такую отметку нужно обязательно вносить в трудовую. Однако, данная запись не должна содержать порядковый номер. В качестве основания указывается реквизиты и наименование распоряжения руководства о произведении переименования субъекта бизнеса.
Как правильно сделать запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию в 2018 году
По собственному желанию
Если работник увольняется по своему желанию, то обычно запись в трудовой составляется так: «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Пример записи в трудовой книжке при увольнении по своему желанию:
1 | 2 | 3 | 4 | ||
Общество с ограниченной ответственностью «Арбуз» (ООО «Арбуз») | |||||
7 | 14 | 05 | 2015 | Принята в бухгалтерию на должность кассира | Приказ от 14.05.2015 №31-Л |
8 | 18 | 09 | 2018 | Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от 18.09.2018 №69-Л |
Специалист по кадрам Семенова М.И | |||||
Ознакомлена: Шальнова Г. И. |
Отпуск с последующим увольнением
Отпуск с дальнейшим увольнением — это фактически частный случай увольнения по личному желанию. Информация по своему содержанию повторяет ту, что делается в стандартных ситуациях. Однако есть одна серьезная особенность — дата увольнения и дата составления распоряжения будут отличаться.
1 | 2 | 3 | 4 | ||
Общество с ограниченной ответственностью «Сахар» (ООО «Сахар») | |||||
7 | 12 | 05 | 2015 | Принята в кадровый отдел на должность секретаря | Приказ от 12.05.2015 №33-Л |
8 | 18 | 09 | 2018 | Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от 03.09.2018 №49-Л |
Специалист по кадрам Сергеева М.И | |||||
Ознакомлена: Ольхова Г. И. |
Расторжение трудового контракта по уважительной причине
Работник может увольняться по причине выхода на трудовую пенсию, поступления в учебное заведение, перевода на иную работу и т. д. Это все тоже является увольнением по личному желанию сотрудника, но у работника существует веская причина оставить текущее место работы.
Если работник увольняется по уважительной причине, то он указывает ее в заявлении, а также предоставляет оправдательные документы. Запись в трудовую также вносится несколько иная, поскольку причину также нужно отразить в документе.
1 | 2 | 3 | 4 | ||
Общество с ограниченной ответственностью «Белок» (ООО «Белок») | |||||
7 | 15 | 05 | 2017 | Принята в кадровый отдел на должность делопроизводителя | Приказ от 15.05.2017 №38-Л |
8 | 17 | 09 | 2018 | Трудовой договор прекращен по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от 17.09.2018 №81-Л |
Специалист по кадрам Жданова М.И | |||||
Ознакомлена: Прохорова Г. И. |
Наиболее частые ошибки при заполнении
Недочеты, какие может допустить ответственное лицо при оформлении записи можно условно разделить на общие и те, какие связаны непосредственно с записью:
- Запись выполнена зеленой, красной либо иной цветной ручкой. Для того, чтобы произвести запись в трудовой, нужно применять гелевую либо шариковую ручку, и она должна быть синего, фиолетового либо черного цвета.
- При внесении записи нельзя производить какие-либо сокращения, например нельзя писать ТК вместо «Трудовой кодекс», либо «Пр.» вместо «Приказ».
- Формулировка причины увольнения не соответствует нормативным документам. При внесении записи текст должен быть идентичен ТК либо иному нормативному акту. Также нужно помнить, что Правила определяют идентичность понятий «Увольнение» и «Прекращение трудового договора».
- Кадровик не произвел заверение записи после внесения. По закону он должен проставить свою подпись и расшифровать ее. Оттиск печати теперь ставить не обязательно.
- Работник не поставил подпись, что ознакомился с записью. По рекомендации Роструда, это лучше всего сделать под подписью кадровика.
В каком момент требуется выдавать сотруднику трудовую книжку
В ТК закреплено, что выдать трудовую на руки сотруднику с произведенной в ней записью об увольнении необходимо в его день увольнения. Согласно закону, таким днем обычно признается заключительный день нахождения на своем рабочем месте.
Но данное правило не используется, если работник оформил отпуск с последующим увольнением по собственному желанию. Все дело в том, что по закону он еще считается работником субъекта бизнеса до момента завершения отпуска.
Однако расчет и все необходимые документы ему уже были выданы в крайний день работы перед началом времени отдыха.
Что делать когда работник не хочет забирать книжку
В случае, когда работник в свой завершающий день присутствовал на своем месте, и он знал о том, что необходимо прийти и получить на руки свою трудовую, но из-за чего-то отказывается сделать это, требуется собрать комиссию и оформить акт о данном событии.
В акте нужно зафиксировать, что в присутствии свидетелей работнику было сообщено о необходимости забрать книжку и поставить подпись в подтверждение ее получения, но он отказался это делать. Если была названа причина, по которой производится отказ, ее также нужно записать в акте.
Следующим шагом оформляется письменный запрос на имя бывшего работника, который нужно отправить почтой. В запросе указывается, что ему необходимо явиться в кадровый отдел и забрать свою трудовую, или письменно выразить согласие на пересылку документа в почтовом отправлении.
Со дня, когда данный бланк был отправлен бывшему работнику, с кадровика снимается ответственность за то, что он не выдал книжку вовремя.
Отправку уведомления можно в дальнейшем подтвердить следующими способами:
- Зафиксировать номер документа в журнале исходящей корреспонденции и подшить копию письма в архив писем;
- Получить у курьера расписку о приеме отправления;
- Хранить уведомление о получении почтового отправления.
Ответственность если происходит задержка в выдаче трудовой
Закон устанавливает, что администрация не может ни под каким предлогом оставлять у себя трудовую книжку сотрудника.
За такое деяние на субъект бизнеса и должностных лиц может быть наложено наказание:
- В ТК установлено, что если компания не выдает вовремя трудовую книжку на руки уволившемуся сотруднику, она несет материальную ответственность за это. Наказание связано с тем, что при невыдаче трудовой гражданин лишается начать трудиться на новой работе. В результате, за весь временной промежуток, когда у уволенного не было на руках трудовой, администрация должна выплатить средний заработок за каждый день. При этом старая запись должна быть отменена, а днем выдачи на руки книжки заносится новая запись в трудовой книжке об увольнении.
- Согласно ГК, потерпевший имеет право потребовать через суд компенсации причиненного морального ущерба. Размер компенсации складывается из нескольких факторов — насколько виноват нарушитель, моральных страданий потерпевшего и т. д.
- КОАП за задержку в передаче трудовой определяет следующие штрафы:
- Должностное лицо выплачивает 1-5 тысяч рублей;
- Предприниматель выплачивает 1-5 тысяч рублей, либо приостановка деятельности на 90 суток;
- Компания выплачивает 30-50 тысяч рублей, либо приостановка деятельности на 90 суток;