При первом трудоустройстве физлица его работодатель оформляет на него трудовую книжку. На протяжении всей его жизни туда хозяйствующие субъекты вносят соответствующие записи о приеме и об увольнении. На время работы человека книжка храниться у его работодателя, в периоды незанятости — у физлица на руках. Запись в трудовой книжке о приеме на работу, незакрытая увольнением свидетельствует, что у работника идет трудовой стаж.
Основные правила внесение данных в трудовую книжку
Каждый кадровый специалист должен знать существующие требования, чтобы он мог правильно сделать запись в трудовой книжке. Она является важным источником информации при установлении пенсии, при расчете больничного листа и много другого.
В связи с этим правильность заполнения данного регистра регламентируется нормами трудового законодательства, постановлениями государственных структур:
- Согласно им должностное лицо, в обязанности которого входят функции по ведению кадрового учета, должно сделать отметку о работе физлица, если период его трудовой деятельности больше пяти дней.
- Нужно помнить, что запись о приеме на работу и об увольнении при совместительстве производится основным работодателем на основании справки организации, в которой сотрудник трудится в свободное время от постоянного места работы.
- Все отметки должны вноситься только от руки с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета.
- Каждая отметка должна быть пронумерована, причем номера присваиваются в порядке увеличения.
- Номера должны быть уникальными, при их написании надо применять арабские цифры. Сначала вносятся две цифры для отражения даты, потом еще две — для обозначения месяца события и четыре — для указания года.
- При первичном заполнении документы в момент приема на работу на основании удостоверения личности заполняется первая страница этого регистра, которая должна содержать в себе личные данные. Это необходимо для того, чтобы дальнейшие работодатели могли идентифицировать владельца трудовой книжки путем сличения с паспортом сведений трудовой.
- Правила заполнения требуют, чтобы первая страница трудовой была заверена печатью первого работодателя сотрудника, а также подписью кадрового работника, заполнившего ее. При их отсутствии документ может быть признан недействительным.
- Обязательно нужно следить, чтобы каждая запись о приеме закрывалась записью об увольнении. Нельзя допускать, чтобы запись о работе в одной организации была не закрыта, а запись о приеме в другую компанию уже присутствовала.
- Каждая отметка должна быть подтверждена соответствующим документом. При этом обязательно указывается его наименование и реквизиты и нельзя производить сокращения. Чаще всего ими выступают распоряжения руководства о приеме на работу и об увольнении.
- Кадровый специалист может отмечать в трудовой сведения о непрерывном стаже, или информацию об исключении периодов из стажа для исчисления пенсии.
- В трудовой нельзя производить никаких исправлений и зачеркиваний. Исправление в виде зачеркивания допускаются только на первой странице при изменении фамилии. Запись должна быть аккуратно перечеркнута одной чертой.
- Все остальные записи исправляются путем создания отметки о признании их недействительными. При этом исправительная запись должна также нумероваться.
При использовании каких документов выполняется запись о приеме на работу
Информацию о приеме на работу ответственное лицо должно произвести только при наличии соответствующего распоряжения. Информацию о нем нужно вписывать в соответствующую графу трудовой книжки.
Предприниматели освобождены от необходимо оформлять приказы. Поэтому, сведения в трудовую могут вноситься на основании оформленного трудового соглашения.
Иные документы, к примеру, заявление о приеме на работу, не может выступать как основание для выполнения записи.
Если работник потерял трудовую, то кадровик с последнего места работы производит внесение всех предыдущих мест работы на основании предоставленных справок или выписок из приказов.
В каком случае можно не вносить запись
Инструкция определяет, что запись в книжку нужно вносить в случае, когда новый работник отработал в компании 5 дней и более. В случае, когда период работы оказался меньше указанного срока, запись разрешено не делать, и это не будет нарушением.
Также информация о поступлении на работу не вносится, когда данное место является совместительством. В то же время, запись можно внести, когда сотрудник изъявил желание это сделать и предоставил подтверждающие документы со второго места работы.
В какой момент вносится запись в книжку
В ТК закреплено, что ответственное лицо субъекта бизнеса должно оформить трудовую книжку в том случае, если сотрудник отработал в компании от 5 дней.
Если данное место работы является у этого сотрудника первым, то по закону работодатель должен открыть ему трудовую книжку в течение недели с момента его оформления.
Отсюда следует, что если ответственное лицо не внесло запись о приеме в течение пяти дней, а новый работник решил в течение этого же периода уволиться, то отсутствие в трудовой записи о его работе не будет трактоваться как нарушение.
В случае, если запись была сделана, а работник решил уволиться, то необходимо будет выполнить запись об увольнении на основании выпущенного приказа о завершении трудовых отношений.
Как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу: образец в 2018 году
Прием на основную работу
В обычных условиях запись о приеме сотрудника на работу включает в себя информацию об отделе, его должности, а также сведения о приказе, которым он был принят.
Запись для компаний выглядит следующим образом:
1 | 2 | 3 | 4 | ||
Общество с ограниченной ответственностью «Ветер» (ООО «Ветер») | |||||
10 | 27 | 09 | 2018 | Принят на работу в отдел контроля на должность контролера ОТК. | Приказ №61-К от 27.09.2018 |
Закон устанавливает, что предприниматель также отвечает за ведение трудовых книжек своих наемных работников. С другой стороны, он освобожден от кадрового учета и оформления необходимых приказов. Поэтому, в качестве основания он может указывать заключенное трудовое соглашение.
1 | 2 | 3 | 4 | ||
Индивидуальный предприниматель Иванов Вадим Александрович (ИП Иванов В. А.) | |||||
6 | 27 | 09 | 2018 | Принят на работу на должность упаковщика | Трудовой договор №6 от 27.09.2018 |
Приеме на работу директора ООО
Оформление записи в трудовой директора имеет особенность. Так, в качестве основания может быть записан не только приказ о приеме, то также решение собственников фирмы, решение единственного участника, протокол собрания участников и т. д.
1 | 2 | 3 | 4 | ||
Общество с ограниченной ответственностью «Доска» (ООО «Доска») | |||||
10 | 27 | 09 | 2018 | Принят на должность генерального директора. | Приказ №1-К от 27.09.2018 |
Приеме на работу в порядке перевода образец
Запись о том, что сотрудник поступил на работу в порядке перевода с другого места выполняется только в том случае, если предыдущая запись об увольнении гласит, что оно произведено в порядке перевода. Также в записи об увольнении обычно проставляется регламентирующая этот шаг статья из ТК РФ.
Составление новой записи о приеме обычно сильно отличается от того, как оформляется простой прием на работу сотрудника. Нужно обязательно упомянуть наименование предшествующего места работы.
1 | 2 | 3 | 4 | ||
Общество с ограниченной ответственностью «Солнце» (ООО «Солнце») | |||||
3 | 27 | 09 | 2018 | Принят на участок автотранспорта на должность водителя в порядке перевода из общества с ограниченной ответственностью «Грузовоз» | Приказ № 85-К от 27.09.2018 |
При оформлении сотрудника по совместительству
В случае, если сотрудник приходит на место работы, где оформляется совместителем, его трудовая храниться по основному месту деятельности. Если работник хочет, то кадровый сотрудник основной компании на основании справки либо копии приказа, предоставленной со второго места работы, может сделать запись по совместительству.
1 | 2 | 3 | 4 | ||
16 | 27 | 09 | 2018 | Принят на работу по совместительству в Общество с ограниченной ответственностью «Водомер» на должность мастера по установке приборов учета | Приказ ООО «Водомер» №92-К от 27.09.2018 |
Прием сотрудника на время отпуска
В случае, когда новый работник приходит в компанию только на период отпуска иного сотрудника (например, работница уходит в декрет), либо по какой-либо иной причине, подразумевающей оформление трудового соглашения на конечный срок, запись в трудовой книжке о приеме на работу выполняется по обыкновенным правилам.
1 | 2 | 3 | 4 | ||
Общество с ограниченной ответственностью «Двери» (ООО «Двери») | |||||
3 | 27 | 09 | 2018 | Принят в раскроечный цех подсобным рабочим | Приказ 71-К от 27.09.2018 |
Ответственность за неправильное заполнение трудовой
Законы в области трудовых отношений, которые действуют в данный момент, предусматривают сразу несколько видов наказаний в зависимости от типа совершенной ошибки в трудовой книжке. В каждой ситуации санкции ложатся на ответственное лицо, которое занималось оформлением трудовой, либо на субъект бизнеса.
Виды ответственности:
- Дисциплинарная ответственность. Этот вид наказания может накладываться на ответственное лицо за недобросовестное выполнение им обязанностей. Однако, чтобы воспользоваться этой возможностью, должен быть заранее издан приказ, в котором на этого сотрудника будет налагаться такая ответственность, и он сам должен быть с этим распоряжением ознакомлен.
- Материальная ответственность. Она наступает у ответственного сотрудника за то, что он внес запись с ошибкой. В случае, когда запись была внесена с ошибочными данными, и это лишило владельца книжки возможности осуществлять трудовую деятельность, виновное лицо самостоятельно оплачивает простой исходя из среднего заработка потерпевшего.
- Уголовная ответственность. Данный тип наказания обычно накладывается очень редко. Как правило, он наступает, если запись о приеме на работу была внесена заведомо неправильная, либо в документ были внесены исправления в корыстных целях. В такой ситуации на виновного сотрудника может быть наложено наказание начиная от денежного штрафа, и заканчивая тюремным заключением на период до 2 лет.