Физлицу, у которого оформлен трудовой контракт, нормами трудового законодательства гарантируется право на оплачиваемый период отпуска, если он отработал в компании необходимое для этого время. Когда происходит расторжение контракта, у сотрудника могут накопиться дни отдыха. При этом в этом случае, если не воспользуется отпуском перед увольнением, увольняющемуся причитаются компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении в 2018 году.
Кому предоставляется компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении
Кто имеет право получить
Законодательные нормы установили, что компенсация отпуска при увольнении может выплачиваться только в случаях оформления с физлицом трудового соглашения.
Также нужно учитывать, есть ли у увольняющегося человека накопленные дни отпуска к моменту прекращения действия, которые ему нужно оплатить. Наличие этого периода определяется кадровым специалистом.
Новый сотрудник может рассчитывать на получение отпуска впервые, если он проработает в компании не менее шести месяцев. При этом количество дней определяется по следующему алгоритму.
За каждый месяц работу работнику полагаются 2,33 календарных дней отпуска. Если в месяце отработано менее 15 дней, он не принимается в расчет, иначе он считается отработанным полностью, и за него предоставляется 2,33 дня.
Кому полагается выплата:
- Эта выплата выплачивается работникам, если к моменту прекращения трудового контракта у них есть неиспользованный отпуск, то есть работник ранее не брал его. Данное правило распространяется на случаи окончания срочного трудового контракта, на перевод сотрудника к другому работодателю и т. д.
- Если происходит сокращение персонала или ликвидация юрлица (прекращение деятельности ИП), неиспользованный отпуск при увольнении должен компенсироваться увольняемым сотрудникам.
- Компенсация должна выплачиваться, если работника предприятия устанавливался неполный рабочий день.
- Эта выплата полагается сотрудникам, которые трудоустроены в организацию на условиях совместительства.
Однако, при определении неиспользованного отпуска для данной категории работников, нужно помнить, что отпуск на втором предприятии предоставляется им в период отдыха на основном месте работы без учета — есть ли у него дни в данной организации или нет. Поэтому к моменту увольнения отпуск может быть использован авансом.
Кому не может быть предоставлена
Так как отпуск гарантирован работникам при работе их по отношениям, регулируемых ТК РФ, он не предоставляется физлицам, осуществляемым деятельность по гражданско-правовым отношениям. Поэтому подрядчикам и исполнителям компенсация за неиспользованные дни отпуска не выплачивается.
Если к моменту увольнения у работника нет неиспользованных дней отпуска, то есть он недавно был в отпуске или брал его авансом, данная выплата также не производиться ввиду отсутствия дней, которых организация должна компенсировать.
Частным случаем данной ситуации является использование работником имеющихся у него дней отпуска перед расторжением контракта. Однако, на получение этого периода обязательно получение у руководства компании согласия.
ТК РФ определяет случаи, когда отпуск должен быть обязательно предоставлен и заменять его компенсацией работодатель не имеет права.
Сюда относится следующие ситуации:
- Предоставление отпуска лицам, которым не исполнилось еще 18 лет.
- Предоставление отпуска женщинам в положении.
- Предоставление отпуска наемным сотрудникам, у которых есть дети в возрасте до трех лет.
- Предоставление отпуска трудящимся в организации лицам во вредных и опасных для жизни условиях труда.
Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении?
Изучим на примере, как рассчитать компенсацию поэтапно.
Определяем количество неиспользуемых дней отпуска
Периоды отпуска, предоставляемые работнику отражаются в личной карточке работника. Поэтому при расторжении с ним контракта кадровый специалист организации должен посмотреть этот документ, чтобы узнать за какой период у него отпуск использован, а за какой нет.
При исчислении этого периода нужно принимать во внимание следующее обстоятельство — год следует отсчитывать не с начала календарного года, а с момента поступления в компанию сотрудника.
Подсчитанные дни отпуска фиксируются кадровым специалистом в записке расчет на увольнения и передаются в бухгалтерию для расчета компенсации.
Расчет среднего заработка
Для определения компенсации организация должна произвести расчет среднего заработка работника за день. Существующая методика устанавливается, что для этого нужно брать расчетный период за 12 месяцев. В компании может использоваться и иные периоды.
Но тогда бухгалтеру нужно производить расчет сразу по двум методикам и производить выплату компенсации по наибольшему из полученных результатов. Это связано с тем что ТК РФ запрещает ухудшать условия работы сотрудников по сравнению в принятыми нормами.
При выборке данных нужно помнить, что из сумм зарплаты исключаются суммы больничных, отпускных и иных выплат, в которых участвовал расчет среднего заработка. Данное правило распространяется и на периоды, когда работнику производилась оплата, но он фактически не работал.
Подсчитанную сумму за год нужно разделить на 12 и на 29,3 в случаях, когда год работник проработал полностью. Иначе общая годовая зарплата, принимаемая для расчета, делится на сумму расчетных коэффициентов по каждому месяцу. Итоговое значение и будет среднедневным заработком.
Расчет компенсации
Причитающаяся работнику компенсация определяется путем умножения полученного значения среднедневного заработка на количество неиспользованных работником дней отпуска.
Компенсация выплачивается работнику на руки без сумм исчисленного налоговым агентом НДФЛ.
По правилам компенсация за неиспользованный отпуск отражается в зарплате отдельной составной частью, поэтому в расчетном листке она отражается отдельной строкой, чтобы работник при необходимости мог увидеть сумму данной выплаты.
Пример расчета
Работник Петров И. В. устроился на работу 11 января 2018 года. Он решил произвести увольнение по своему желанию и написал заявление. Расчетная дата увольнения 28 сентября 2018 года. Размер его заработка за указанный период составил 148500 рублей.
Определим период, за который необходимо начислить компенсацию. Сотрудник отработал в компании 8 месяцев и 17 дней. Дни необходимо округлить до целого месяца, таким образом период начисления составляет 9 месяцев.
За 1 месяц работы ему предоставляется 2,33 дня отдыха. Таким образом, количество дней для компенсации составляет 9х2,33=20,97 или 21 день.
Произведем расчет средней зарплаты. Два месяца отработаны не полностью и подлежат пересчету. Дни за январь: 21/31*29,3=19,8 дней. Дни за сентябрь: 28/30*29,3=27,3 дня. Остальные дни отработаны полностью, там количество дней принимается за 29,3 дня.
Определяет общее число отработанных дней: 19,8+7х29,3+27,3=252,2 дня.
Определяем средний заработок за день: 148500/252,2=588,82 руб.
Рассчитываем размер компенсации: 588,82*21=12365,22 руб.
В какие сроки выплачивается
Компенсация должна выдаваться вместе с остальными денежными средствами при увольнении работника. Закон устанавливает, что это нужно сделать в последний рабочий день. Выплата денежных средств может быть осуществлена как на банковскую карту, так и наличными на руки.
В ситуации, когда сотрудник не смог в свой последний день получить выплаты при увольнении (например, он уехал в командировку либо болел), то они должны храниться в компании, и нужно их выдать на следующий день, после дня обращения работника с просьбой.
Что если отпуск был предоставлен авансом
В ТК закреплено, что если сотрудник трудится в компании 6 месяцев и больше, то он может взять часть от ежегодного отпуска. При этом администрация должна предоставлять сразу все положенные 28 дней, поскольку закон не дает разграничения между количеством отработанных месяцев и соответствующим ему числу дней отдыха.
Однако в дальнейшем, использовав весь отведенный период отдыха, работник может не доработать год до конца, а уволиться.
В этом случае компания за те дни, которые были ранее предоставлены и оплачены, но теперь фактически не отработаны, может удержать с него суммы отпускных при расчете выплат при увольнении. Однако и этот шаг фактически является правом, а не обязанностью администрации.
Закон устанавливает случаи, когда администрация не имеет права удерживать с работника излишние суммы отпускных.
К ним относятся:
- Закрытие субъекта бизнеса;
- Сокращение работников;
- Смена владельцев организации;
- Увольнение работника по медицинским показаниям;
- Призыв на службу в армии;
- Признание работника неспособным на труд;
- Другие обстоятельства.
Удержать излишние суммы допускается в день выдачи компенсации. Но по закону сумма удержания не должны превышать 20% от общего размера выплаты на руки.
Полагается ли компенсация без увольнения
По закону, получит на руки компенсацию можно в двух ситуациях:
- Когда работник увольняется, и у него еще остались неиспользованные дни отдыха;
- Если сотрудник продолжает трудиться, и у него накопилось более 28 невостребованных дней на отдых.
Таким образом, получить на руки денежные средства без фактического увольнения можно только в случае, если у него есть более 28 дней отпуска. Для того, чтобы это сделать, необходимо подать на имя руководства предприятия заявление, в котором попросить заменить дни дополнительного отпуска денежной компенсацией.
Выплата этих средств должна быть произведена с ближайшей зарплатой, либо в срок 10 дней с даты подписания руководителем заявления.
Но нужно помнить, что при выявлении такого факта это может вызвать наложение штрафа в размере от 30 тысяч рублей на компанию и 1-5 тысяч рублей непосредственно на руководителя.
Можно ли заменить компенсацию отпуском
Если работник захотел уволиться из компании, но при этом у него еще есть неиспользованные дни на отдых, то он может сначала пойти в отпуск, а после этого уже провести увольнение.
При таком действии он сначала должен использовать все накопившиеся дни, а в последний день отпуска у него произойдет увольнение по собственному желанию.
Однако необходимо понимать, что такой шаг является возможностью, а не обязанностью администрации фирмы. Руководитель может отказать в предоставлении отпуска, а просто, в обычном порядке, произвести выплату компенсации денежными средствами.
Также нельзя взять отпуск перед увольнением в случае, когда оно происходит за совершенный проступок по инициативе работодателя.
Это связано с тем, что фактически увольнение оформляется в завершающий рабочий день, когда сотруднику на руки выдаются все необходимые документы и производится перечисление денежных средств.
Налогообложение компенсации
Компенсация включена в расчеты при увольнении по собственному желанию, а потому является частью дохода, который получает работник в момент ухода с предприятия. Поэтому, закон требует, чтобы на данную выплату были произведены начисления все необходимых налогов и взносов.
Ставка НДФЛ, которую нужно применять при определении налога с компенсации зависит от гражданства работника:
- 13%, если он является гражданином России;
- 30%, если он гражданин другого государства.
Удержание налога должно выполняться в момент выдачи суммы компенсации на руки сотруднику через кассу, либо при ее перечислении на зарплатную карту. Произвести перечисление удержанного налога в бюджет требуется на следующий день, после его удержания с работника.
В момент начисления компенсации на нее необходимо начислить обязательные взносы в три фонда — пенсионный, соцстрах и медстрах. Уплачиваются данные суммы в ФНС. Также должно происходить начисление взноса на травматизм, который перечисляется в соцстрах.