Содержание нормативных актов предусматривает право работника периодически, с учетом отработанного ими времени, уходить в отпуск. То есть время, когда за ними сохраняется его место работы и производится выплата сумм. Время очередного отдыха предоставляется в компании согласно графику или впервые при возникновении права. В связи с этим обеим сторонам этих правоотношений важно знать все о ежегодном оплачиваемом отпуске и порядок его предоставления в 2019 году.
Виды оплачиваемых отпусков
Законодательство выделяет несколько видов отпусков, которые предоставляются работнику, если у него оформлены отношения по трудовому контракту.
Основной оплачиваемый
Его принято называть еще ежегодный оплачиваемый отпуск. Он относится к основному периоду отдыха, который предоставляется работающему по трудовому соглашению человеку из расчета 2,33 дня за каждый отработанный им в компании месяц.
Впервые данным периодом сотрудник может воспользоваться, если с момента поступления на работу прошло не менее шести месяцев. Также учитывать нужно, что период, за который предоставляется отпуск, начинает исчисляться с момента приема работника, а не с даты начало календарного года.
В связи с этим продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет по общим правилам 28 календарных дней. Если работник отработал более 15 дней в месяце, он принимается для расчета как полностью отработанный. Однако, если этот период менее 15, то месяц отбрасывается.
Отсюда вытекает особенность определения дней отпуска при установлении испытания. Если работник принят на испытательный срок на период до двух недель и по решению руководства он не прошел испытание, то ему не полагается отпуск при увольнении.
Данное правило распространяется и на тех лиц, которые приняли решение расторгнуть трудовой контракт сразу после поступления.
Предприятия должны ежегодно утверждать график отпусков, в которых устанавливается для каждого работника начало и конец отпуска. При определении этих периодов может у некоторых категорий быть льготное право при выборе.
Этот график должны соблюдать все стороны трудовых отношений. По закону его нужно ввести в действие не позднее 17 декабря предшествующего текущему году.
При этом если условия труда являются вредными или опасными, отпуск должен работником использоваться ежегодно. Данное же право распространяется и на лиц, которым не исполнилось 18 лет.
Дополнительный оплачиваемый
Предоставление отпуска дополнительно может осуществляться согласно нормам законодательства либо по оформленным с работником трудовым соглашениям.
Согласно законодательству могут предоставляться отпуска в следующих случаях:
- Если продолжительность дня ненормированная.
- Если трудовая деятельность работником ведется на территории Крайнего Севера или приравненного к ней регионам.
- При установлении СОУТ условий труда как вредные или опасные для здоровья. При этом дополнительные отпуска полагаются, если категория установлена 2,3,4. Законодательство требует, что при опасных условиях работник обязательно использовал не менее семи дней дополнительного отпуска. Этот период может быть и более длительный. Работник может принять решение в этом случае свыше 7 дней заменить период отпуска денежной компенсацией.
- Если осуществляемой трудовой деятельности установлен особый характер.
- В иных случаях, определенных федеральным законодательством. Например, для служащих полиции, тренеров, спортсменов.
Решение о предоставлении сотрудникам отпуска дополнительно может быть зафиксировано в их трудовых контрактах с целью стимулирования их производительности. При этом, как правило, требуется, чтобы у компании для этого существовали финансовые возможности.
Допускает производить объединение периодов основного и дополнительного отпусков или использовании их раздельно.
Поэтому при установлении длительности дополнительного отпуска в рабочих днях следует производить их пересчет на календарные, если осуществляется объединение периодов.
Работа по совместительству и отпуск
Работник может быть трудоустроен у нескольких работодателей одновременно. В связи с этим одно место у него считается основным, а все остальные по совместительству.
ТК РФ гарантирует право работника на отпуск для каждого человека, в том числе даже если он работает по контракту на условиях совмещения.
Однако предоставление отпуска при работе по совместительству имеют одну важную особенность — он должен предоставлять с отпуском по основному месту работы. В связи с этим совместители должны предоставлять своим вторым работодателям справки с основного места работы.
Если на втором месте она короче, то вместе с отпуском должен оформлять отпуск за свой счет на дни, когда работник по основному месту находится в отпуске.
Очередность отпуска для работников с детьми
В 2018 году вступили в силу изменения в Трудовом кодексе (добавили статью 262.2) согласно которых работники, которые имеют трех и более детей не старше 12 лет имеют право выбирать удобное для себя время отдыха при оформлении графика отпусков на будущий год.
Положен ли отпуск по договору ГПХ
С физлицами субъект хозяйствования может оформлять также гражданские договора, которые направлены на конечный результат и носят разовый характер. Это могут быть договора на выполнение работ или же оказания услуг.
Физлицам и администрации работодателя нужно помнить, что гарантии, предусмотренные для трудовых соглашений, в том числе и трудовой отпуск, не предоставляются при заключении договор гражданско-правового характера.
В каком случае нужно писать заявление на отпуск
Период отпусков каждому работнику в компании предоставляется согласно утвержденного на предприятии графика отпусков. Его нужно соблюдать всем сторонам трудовых отношений. В график период отпуска можно отражать в виде указания месяца отдыха или же с фиксацией точных дат начала и окончания данного периода.
Кроме этого предусмотрена обязанность работодателя уведомить работника о начале отпуска в срок не менее двух недель до начала этого периода.
В связи с этим законодательством не предусмотрено составление при обычных условиях работником заявления на оформления отпуска, так как время начала и окончания отпуска определены, длительность согласованы каждой стороной трудового договора.
На практике же многие компании включают данный документ в кадровый документооборот и просят составлять работников такие заявления.
Но в определенных ситуациях заявление на отпуск является обязательным документом:
- При отсутствии в компании графика отпусков. Но администрация должна понимать что такая ситуация является нарушением законодательства и к субъекту хозяйствования могут применять меры воздействия в виде штрафа в сумме 50000 руб.
- Заявление должен подавать работник, который поступил к работодателю в течение текущего года, поэтому он отсутствует в утвержденном графике отпусков.
- Точная дата предоставления отпуска в графике отпусков не отражена. Например, указан месяц — сентябрь 2018 года.
- Если по инициативе либо работника, либо администрации фирмы отпуск предоставляется в иное время, чем это зафиксировано в графике. То есть производится перенос данного периода.
Заявление на отпуск рекомендуется подавать в любом случае. Это позволить избежать возникновения спорных ситуаций.
Кроме это, по правилам если работник принимает решение уйти срочно в отпуск и администрация соглашается на это, то срок выплаты отпускных начинает исчисляться с момента поступления от сотрудника заявления на отпуск.
Ежегодный оплачиваемый отпуск и порядок его предоставления в 2019 году
Шаг 1. Сообщить работнику о будущем отпуске
Компания должна иметь утвержденный график отпусков, в котором зафиксированы даты отбытия в отпуск каждого сотрудника. Закон определяет, что минимум за 2 недели до указанной даты руководство должно проинформировать своего работника о скором отдыхе.
Как именно это сделать, администрация определяет для себя самостоятельно. Однако закон предписывает иметь письменное подтверждение, что уведомление было совершено.
Способ, при помощи которого выполняется уведомление, должен быть указан во внутренних документах. Это может быть:
- Введение дополнительных граф в бланк Т-7. Работник при приближении отпуска проставляет там свою подпись.
- Создание специального бланка ознакомления;
- Создание ведомости ознакомления.
В случае, когда администрация вовремя не уведомила своего сотрудника о начале отпуска, последний имеет право написать заявление и перенести время отпуска для более удобное для себя время.
Если уведомления выдаются каждому работнику на отдельных бланках, рекомендуется отдельно вести журнал учета уведомлений. Это даст возможность быстро найти нужный документ.
Шаг 2. Оформление приказа на отпуск
Распоряжение на отпуск кадровик либо иное ответственное лицо может оформить на стандартных бланках, либо использовать фирменный бланк и составить текст в произвольном виде.
Стандартных бланков разработано два вида:
- Т-6 — для одного работника. Если идет в отпуск несколько сотрудников, то на каждого составляется отдельный приказ;
- Т-6а — для нескольких сотрудников.
В графы, предназначенные для отражения начала и окончания рабочего периода, за какой предоставляется отпуск, вносятся дни начала и завершения рабочего года. Его особенностью является то, что он начинается не с 1 января, а со дня оформления сотрудника в компании.
Для составления приказа есть несколько нюансов:
- В случае, когда предоставляется отпуск сразу за несколько годовых периодов, в качестве их начала и окончания можно указывать текущий год, либо с начала того года, когда отпуск предоставлялся последний раз и по текущий год, либо указать через запятую несколько конкретных периодов. В ТК нет четкого указания, как заполнять бланк в подобных ситуациях, а письма Минтруда разрешают применять каждый из описанных случаев.
- Период обязательно указывается, если отпуск предоставляется авансом за еще не отработанное время.
Шаг 3. Отдать приказ работнику на ознакомление
После того, как приказ о предоставлении отпуска работнику подписан руководством фирмы, документ передается на ознакомление сотруднику. Он должен прочитать его содержимое и поставить подпись в специальной графе.
Иногда складывается ситуация, что работник отказывается ставить свою подпись в приказе. Это, к примеру, может случиться, если отпуск предоставляется согласно графику, а работник хочет перенести его на удобное для себя время.
Тогда нужно создать комиссию минимум из двух человек, в присутствии их и работника зачитать текст приказа, и составить акт об отказе от подписи. В дальнейшем акт прикрепляется к приказу, и вместе с ним хранится в архиве.
Шаг 4. Внесение данных об отпуске в личную карточку
Личная карточка — это бланк, в который заносятся сведения о труде и достижениях определенного работника. Как правило, компании применяют стандартную форму Т-2, но закон также разрешает разработать собственный бланк, с учетом особенностей производства. Он обязательно должен содержать стандартные реквизиты.
Информация о том, что работник отправляется в отпуск, включается в специальный раздел VIII «Отпуск». Он содержит таблицу, в которой указывается информация по всем отпускам.
Он содержит столбцы:
- Наименование предоставленного отпуска;
- Период, за который он оформлен;
- Общее число дней на отдых;
- Дни начала и завершения;
- Сведения о приказе.
Это связано с тем, что работник может заболеть и тем самым продлить отпуск, либо его могут отозвать, и в результате планируемый день завершения отпуска не совпадет с фактическим.
Шаг 5. Внесение информации об отпуске в лицевой счет
Лицевой счет нужно открывать в начале каждого года на каждого работника компании. Этот документ не считается обязательным, а потому обычно применяется только в крупных организациях. Небольшие фирмы чаще всего применяют лицевые карточки Т-2, а также ведомости Т-49 и Т-51.
Лицевой счет служит для начисления пенсии, поэтому эти бланки подлежат хранению в течение 75 лет. Разработано две формы этого бланка — Т-54 для ручного заполнения и Т-54а для компьютерного заполнения.
Шаг 6. Оформление записки-расчета
В ситуации, когда сотрудник собрался идти в основной либо дополнительный отпуск, для определения размера отпускной выплаты ответственные сотрудники составляют на него записку-расчет. Как правило, используется форма Т-60 либо собственная, разработанная в компании.
В документе нужно будет указать длительность отдыха, дни его начала и завершения, период расчета.
На оборотной стороне записки бухгалтер производит расчет самой выплаты, а также необходимых удержаний (например, налогов). В итоге должна остаться сумма, которая подлежит выдаче работнику на руки.
Подписи в документе ставят кадровик и бухгалтер — работники, которые производили непосредственное заполнение документа.
Шаг 7. Произвести расчет отпускных
Расчет суммы отпускных производится с учетом среднего дневного заработка сотрудника за предшествующие 12 месяцев. Порядок расчета этого показателя указан в Постановлении №922.
Коэффициент 29,3 применяется только в той ситуации, когда весь предыдущий год был отработан полностью, без пропусков. Если же в какие-то месяцы все же были больничные либо иные аналогичные выплаты, то коэффициент будет подлежать пересчету.
Процедура расчета отпускных как основного отпуска и для дополнительного не отличаются. Если работнику предоставляются сразу два отпуска, то можно сложить продолжительность каждого, и расчет производить единой суммы.
Шаг 8. Произвести выдачу отпускных
По закону, выдать сотруднику сумму отпускных не меньше чем за 72 часа до момента ухода его в отпуск. Если день перечисления будет выпадать на выходной либо праздник, то передвигать выплату вперед нельзя — нужно будет сделать это заранее.
Может возникнуть ситуация, когда работник оформил заявление на отпуск и тут же отбыл в него. В этой ситуации закон разрешает произвести перечисление в течение 3-х дней со момента подачи заявления.
По закону, максимального срока, начиная с которого можно выплачивать отпускные, нет. Такой шаг можно сделать заблаговременно, не дожидаясь наступления срока в 72 часа. К примеру, производить выплату можно вместе с оповещением сотрудника о том, что у него скоро начинается отпуск.
Шаг 9. Поставить отметку в табеле рабочего времени
Для того, чтобы производить учет явки либо неявки работника на место труда, применяются стандартные бланки Т-12 или Т-13 табеля рабочего времени.
В зависимости от того, в какой тип отпуска убыл сотрудник, в табеле нужно ставить:
- ОТ либо код 09 — если это ежегодный отпуск;
- ОД либо код 10 — если это дополнительный отпуск.
В случае, когда на период отпуска выпадает праздничный день, то его необходимо отметить при помощи буквы В либо кода 26.
После того, как больничный лист будет закрыт, дни продления отпуска нужно отмечать в обычном порядке буквами ОТ либо ОД.
Что если сотрудник не хочет идти в отпуск
Может так случиться, что работник не захочет уходить в оплачиваемый отпуск, даже если на данное время указывает график отпусков.
Есть несколько законных способов оставить работника трудиться в это время:
- Произвести перенос этого периода на другое время. Однако нужно получить согласие на данный шаг каждой стороны трудовых отношений. Закон запрещает производить перенос отпуска два раза подряд, кроме этого есть некоторые категории работников, для которых перенос делать категорически запрещено. Если работник больше 2-х раз производит перенос отпуска, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности за неисполнение приказа администрации фирмы (на отпуск работника).
- Работнику можно уволиться, и сразу же оформиться на свое рабочее место снова. В такой ситуации все дни отпуска, которые были не использованы, будут компенсированы денежной выплатой.
Учитываются ли выходные дни во время отпуска?
Закон устанавливает, что ежегодный отпуск считается в календарных днях. Таким образом, для его продолжительности учитываются и рабочие дни, и выходные.
Также необходимо учитывать правило о переносе выходного, если на него выпадает праздничный день — его следует передвинуть на ближайший рабочий день. Данное правило применяется и для федеральных праздников, и для региональных.
Работник при написании заявления может указать длительность отпуска начиная с праздничного дня — закон не запрещает так делать. Но обычно кадровик такие дни отбрасывает и ведет отсчет с ближайшего рабочего дня.
Если сотрудник заболел в отпуске
Закон обязывает администрацию компании передвинуть ежегодный оплачиваемый отпуск в случае, если сотрудник заболел либо получил травму перед отпуском, или во время пребывания в нем. Указанное правило действует также и на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.
Процедура по переносу отпуска прямо зависит от момента, в который работник сообщил администрации об открытии больничного листа:
- Работник сразу же, при открытии больничного, известил фирму о болезни в письменной либо устной форме. Исходя из этого, на время болезни он продлит действующий отпуск. В этой ситуации нет необходимости выпускать дополнительный приказ или же производить перерасчет отпускных. После выхода из отпуска работник предоставляет оформленный больничный лист.
- После завершения отпуска работник появился на своем месте и предъявил закрытый больничный лист. Тогда ему сразу же необходимо произвести написание заявления, где указать новые дни отпуска. Закон требует, чтобы они обязательно согласовывались с руководством. В этом случае выплаченные отпускные подлежат перерасчету, а излишек будет зачтен как аванс к будущей зарплате.
Нет разницы, в какой момент сотрудник сообщил о своей болезни — выплату по больничному в любой ситуации нужно делать в обычном порядке.
Не подлежат переносу дни отпуска, если больничный был оформлен для ухода за больным ребенком либо родственником.
Можно ли уволить сотрудника, пока он в отпуске?
Закон прямо запрещает работодателю по его инициативе производить увольнение работника, который в данное время находится на отдыхе.
При этом в качестве оправдания за такой шаг не могут быть ни выявление ранее совершенных дисциплинарных поступков, ни сокращение персонала, никакие-либо иные причины.
Если возникла необходимость такого работника уволить, то нужно сначала дождаться, когда у него закончится ежегодный оплачиваемый отпуск, он появится на своем месте, и только после этого начинать процедуру.
Однако несколько причин из-за которых можно ли уволить человека находящегося в отпуске, все же существует:
- Работник сам оформляет заявление на увольнение по своему желанию;
- Стороны проводят переговоры и подписывают соглашение об расторжении трудового контракта;
- Компания прекратила деятельность и полностью ликвидируется.
В случае, когда работник, в данный момент пребывающий в отпуске, решил уволиться по своему желанию, администрация не может этому препятствовать. При этом в расчет не берутся ни количество дней, которые еще сотрудник будет пребывать в отпуске, ни незавершенные рабочие проекты.
В случае, когда у сторон остались друг к другу какие-либо претензии, то их можно разрешить на переговорах либо через суд.
Если компания ликвидируется, то обычно все работники предупреждаются об этом событии не меньше чем за 2 месяца. Исключением является ликвидация по процедуре банкротства — в этом случае время предупреждения может быть существенно снижено.