Каждый гражданин, который работает по трудовому договору, имеет право на получение отпуска. Оно наступает сразу после того, как он проработал в организации не меньше 6 месяцев. По время нахождения на отдыхе за сотрудником сохраняется его место, а также производится выплата денежных средств. Для того, чтобы определить размер этой суммы, оформляется записка-расчёт о предоставлении отпуска по форме т-60.
Для чего применяется записка расчет
Такой бланк записки-расчета обычно открывает кадровый специалист. Это необходимо для подбора кадровой информации, которая в дальнейшем будет применяться для расчеты суммы отпускной выплаты. Далее, бухгалтер в этом же документа производит сам расчет — это дает возможность проверить и исходные данные, и процедуру расчета.
Обычно записку-расчет составляют вместе с составлением приказа на отпуск, после чего она передается для заполнения бухгалтеру. Лицевая сторона включает в себя кадровые данные, и по сути дублирует сведения из самого приказа.
Так, на этой стороне нужно обязательно указать дни начала и завершения периода отпуска, его длительность, за какие периоды предоставляется отпуск.
Ответственное лицо может применять стандартный бланк форма Т-60, либо на основе него разработать собственный документ. В последнем случае он должен содержать все обязательные для документов реквизиты.
В случае, когда производится увольнение сотрудника, и бухгалтеру необходимо рассчитать компенсацию за дни отпуска, которые работником не были использованы, необходимо использовать специально разработанный для этих целей бланк, а не форму Т-60.
Далее, документ необходимо прикрепить к другим бланкам по расчету зарплаты за данный месяц, или может идти как приложение к расчетно-платежной ведомости.
За сколько времени до отпуска оформляется
В ТК нет четкого указания, за какое количество дней до начала отпуска нужно составлять данный документ.
Однако закон указывает, что работника необходимо предупредить о начале его отдыха не меньше чем за 14 дней до его начала. Кроме этого, отпускную выплату нужно сделать не позднее, чем за 72 часа до начала отдыха.
Также в законе сказано, что если работник подает заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск и тут же уходит, то произвести выплату нужно в течение 3-х дней с момента передачи работником заявления.
Допускается, чтобы точный день оформления бланка был указан во внутренних локальных актах субъекта бизнеса. К примеру, это можно сделать в Положении об отпусках.
Какие расчеты включаются в записку-расчет
Если сотрудник планирует уходить в отпуск, то ему могут выплачиваться следующие суммы:
- Сумма зарплаты, которая не была выдана ранее;
- Оплата за отпуск, которая рассчитывается на основании утвержденной методики с использованием среднего заработка;
- Выплата материальной помощи, когда она закреплена во внутренних нормативных актах;
- Размер премии, если в период работы до отпуска работником были выполнены критерии на получение такой выплаты;
- Выплата по временной нетрудоспособности, если перед отпуском у него была болезнь либо травма.
- Иные суммы выплат, предусмотренные законодательством либо внутренними нормативными актами.
Скачать бланк записки-расчета по форме Т-60
Файлы для скачивания:
Образец заполнения записки-расчета на отпуск в 2018 году
Лицевая сторона
Эта сторона документа оформляется кадровым специалистом.
Сверху листа нужно указать наименование компании или же личные данные предпринимателя. В таблице справа необходимо также указать присвоенный субъекту бизнеса код ОКПО.
Возле название бланка проставляются его порядковый номер, а также дата, когда он был составлен.
Далее, в документ заносятся данные о работнике, на которого составляется расчет. Здесь нужно указать его полные Ф.И.О., номер по табелю, должность, на которой он работает, а также название подразделения.
Следом на бланке находятся три раздела. Эта часть записки-расчета повторяет бланка приказа на отпуск Т-6. В раздел А заносится информация в случае, когда работнику предоставлен ежегодный отпуск.
Здесь нужно записать временной период, за которой он оформляется, какое число дней отпуск будет длиться, дни его начала и завершения.
Дальше следует раздел Б, в котором нужно отразить предоставление дополнительного отпуска либо иного оплачиваемого периода отдыха. Право на получение отпуска данного типа может быть закреплено федеральным законодательством либо внутренними нормативными актами фирмы.
В разделе указываются точное наименование такого периода, основание, по которому он предоставлен, начальную и конечную даты отдыха.
Раздел В предназначен для подведения итогов. Для него нужно сложить сведения, указанные в разделах А и Б, и привести их обобщенно — здесь записывается общая длительность периодов отпуска, а также с учетом этой продолжительности дни начала и окончания.
Специалист должен ее раз проверить внесенные в документ сведения, после чего поставить свою подпись.
Оборотная сторона
Вторая сторона документа заполняется бухгалтером, который ответственен за расчет зарплаты. Данный шаг нужно делать уже после того, как лицевая сторона полностью заполнена и документ передан в бухгалтерию.
Сначала необходимо подготовить сведения о начисленной зарплате за предшествующие 12 месяцев. Для этих целей можно применять лицевые счета, расчетные ведомости и т. д. Все полученные данные заносятся в таблицу.
Ее заполнение нужно производить по следующему принципу. В столбцах 1 и 2 указываются месяца и номер года, за которые проставляются данные о зарплате. В столбце 3 записывается соответствующий этому месяцу размер заработка. В нижней части таблицы нужно подвести суммовой итог всем указанным суммам заработка.
Далее нужно заполнить правую таблицу. Сначала в нее заносится общее количество дней, используемых для определения среднего заработка (столбец 4), или же количество часов (столбец 5). На основе таких данных и общего заработка за указанный период происходит расчет среднего заработка (столбец 6).
Расчет производят по следующей схеме — сумма заработка за весь период (сумма по столбцу 3) делится на количество отработанных дней либо часов (столбцы 4 или 5).
Следующая таблица делится на две части. Обе они используются в случае, когда отпускная выплата делится между соседними месяцами. Данные части по своей структуре идентичны.
В столбцах 7 и 11 проставляется длительность каждого отпускного периода в днях. В столбцах 8 и 9 либо 12 и 13 записываются суммы отпускных выплат по каждому периоду в зависимости от источника их финансирования. Все прочие выплаты нужно записать в графы 10 и 14.
В столбце 15 отражаются общие начисления отпускных.
Далее заполняется следующий раздел расчета, в котором указываются все производимые удержания. Это могут быть НДФЛ, алименты (столбец 16), материальный ущерб и т. д. Для этих целей предназначены столбцы 17-21. В столбце 22 нужно произвести подсчет общей суммы удержаний.
В столбце 23 проставляется результат вычитания из столбца 15 столбца 23. В итоге получается причитающаяся к получению на руки отпускнику сумма.
Ниже данное денежное выражение нужно прописать прописью. Рядом здесь же обязательно указываются реквизиты документа, по которому производилась выплата отпускных.
Расчетчик должен проверить еще раз все произведенные расчеты, после этого подписать данные документ. При этом он должен указать свои личные данные.
Бухгалтерские проводки
От бухгалтера требуется не только произвести расчет и начисление отпуска сотруднику, но также с помощью бухгалтерских записей отразить данное событие в бухучете.
Начисление и выплата отпускных оформляется следующими проводками:
- Д-т 20 К-т 70 — произведено начисление сумм отпускных для основного персонала на производстве.
- Д-т 23 К-т 70 — произведено начисление сумм отпускных для вспомогательного персонала на производстве.
- Д-т 25 К-т 70 — произведено начисление сумм отпускных для общецехового персонала на производстве.
- Д-т 26 К-т 70 — произведено начисление сумм отпускных для административно-управленческого персонала (руководитель, главбух, заместители и аналогичные сотрудники).
- Д-т 44 К-т 70 — произведено начисление сумм отпускных для персонала торговой организации.
- Д-т 96 К-т 70 — произведено начисление сумм отпускных за счет резерва предстоящих расходов (за будущий период).
- Д-т 70 К-т 68 — удержан НДФЛ.
- Д-т 70 К-т 76 — осуществлены удержания по поступившим исполнительным листам.
- Д-т 70 К-т 50 — осуществлена выплата отпускных средствами из кассы.
- Д-т 70 К-т 51 — осуществлена выплата отпускных безналичным путем.