Хозяйствующий субъект должен создавать собственные нормативные акты, которые распространяют свое действие только в пределах данного предприятия. Они оформляются на основании законодательных актов и конкретизируют их в рамках действия конкретной организации. К одному из таких актов относится штатное расписание. Для ввести его в действие необходимо оформлять приказ об утверждении штатного расписания.
Порядок утверждения штатного расписания в 2019 году
Штатное расписание становится обязательным для хозяйствующего субъекта, если он привлекает наемных работников по трудовым соглашениям. Его необходимо составлять, даже если в компании единственный сотрудник — ее директор.
Нормы трудового права требуют, чтобы оплата труда, отраженная в штатном расписании соответствовала суммам, начисляемым сотрудникам за их труд.
Важное значение придается данному акту, если на предприятии осуществляется планирование, бюджетирование и т. д. Ведь штатное расписание — это бюджет компании по расходам на оплату труда. Также штатное расписание позволяет обосновать с экономической точки зрения расходы на оплату труда в целях исчисления налогов.
В штатном расписании отражается информация о количестве работников каждой специализации, которые необходимы организации для осуществления ее деятельности.
К его созданию могут привлекать многие специалисты компании — инспекторы ОК, юристы, экономисты и т. д.
Органами статистики для штатного расписания создана специализированная форма Т-3, которую применяют на практике многие организации. Однако, есть и такие субъекты хозяйствования, которые могут создавать на ее основе собственные бланки.
Главное требование норм трудового законодательства — это соответствие наименования профессии работника, отраженного в заключенном контракте, а также сумм оплаты труда аналогичным сведениям, указанным в штатном расписании.
Принято штатное расписание вводить на один год по календарю. Но субъекты, которые относится к представителям малого бизнеса, могут его разрабатывать на несколько лет.
Многие организации предпочитают вводить штатное расписание в действие путем издания распоряжения руководителя об этом. Приказ составляется отделом кадров, после чего отправляется руководителю на подписание и регистрацию. При данном способе штатное расписание является приложением к данному распоряжению руководителя.
Для придания расписанию юридической силы, на нем проставляется гриф «Утверждено», а также фиксируются реквизиты приказа — его номер и дата.
После того как этот документ получает официальный статус, с его содержанием необходимо ознакомить каждого сотрудника. Для этого используются ознакомительные листы или производится проставление визы в специальном журнале.
Штатное расписание требуется для работы многим отделам, поэтому заверенные копии могут находиться у широкого круга специалистов.
Образец приказа об утверждении штатного расписания
Файлы для скачивания:
Приказ об утверждении штатного расписания на 2019 год образец, word.
Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписания
Для такого приказа не разработана какая-либо специальная форма. Удобнее всего его создавать на фирменном бланке организации, где уже присутствуют некоторые обязательные реквизиты — название, коды регистрации ИНН и ОГРН, адрес где находится субъект, банковские данные.
Ниже на новой строке нужно указать наименование этого документа — «Приказ», а после него проставить порядковый номер распоряжения. Под ним необходимо произвести его регистрацию в книге учета приказов по организации.
На следующей строке указывается место и дата составления документа.
Далее, можно указать краткое содержание распоряжения — например, «Об утверждении штатного расписания».
Затем следует вводная часть. В ней необходимо записать, по какой причине в компании производится ввод в действие нового штатного расписания.
Дальше необходимо проставить слово «Приказываю», после чего указать попунктно распоряжения, требующие исполнения:
- Утвердить новое штатное расписание. Здесь же требуется проставить — какое количество штатных единиц оно содержит, а также общий фонд оплаты труда за месяц;
- Ввести в действие новое расписание с указанием даты, с какой это необходимо сделать. В случае, если дата не была указана, то новый документ начнет использоваться с момента подписания данного распоряжения;
- Если новое расписание введено в действие вместо старого, то его требуется признать как утратившее силу;
- Записать ответственное лицо, которое будет следить за исполнением распоряжения. Обычно в качестве них выступают главный бухгалтер и специалист по кадрам;
- Записать ответственное лицо, кто будет производить ознакомление всего действующего персонала с новым штатным расписанием.
Далее указываются приложения к приказу. В данном случае им будет новое штатное расписание, и его нужно указать реквизиты.
Оформленный приказ о штатном расписании должен подписать руководитель субъекта бизнеса.
В каком случае вносятся изменения в ШР
В процессе хозяйственной деятельности может измениться обстановка, в которой существует бизнес, открываться новые направления работы либо закрываться не актуальные. В результате, будет возникать необходимость оформить изменения в существующем штатном расписании.
В случае, когда исправлений достаточно большое количество, проще и оптимальнее оформить полностью новый документ. При малом количестве исправлений изменения в действующее расписание вносятся при помощи издания приказа руководителя фирмы.
Обычно необходимость внести изменения в штатное расписание возникает в следующих ситуациях:
- Создается новая должность;
- У существующей должности изменяется наименование;
- Производится сокращение штата сотрудников;
- У сотрудников изменяется оклад либо тарифная ставка;
- Исключаются должности, на которых нет принятых сотрудников.
Подготовкой приказа на внесение изменений как правило занимается кадровик. В малых компаниях эта обязанность может перекладываться на бухгалтера, секретаря и т. д.