Конец года для всех кадровых работников связан с составлением на следующий календарный год графика отпусков всех сотрудников компании. Этот акт составляется на год, и обязателен для соблюдения каждой из сторон трудовых отношений.
Переносить отпуска можно только в исключительных случаях. Для этого, если перенос осуществляется администрацией, необходимо составлять приказ о внесении изменений в график отпусков.
В каком случае необходимо вносить изменения в график отпусков
Произвести внесение изменений в график отпусков можно согласно действующим нормам законодательства. Для того чтобы оформить это необходимо, чтобы подлежащий изменению график был действующим. Напомним, что он получает этот статус путем составления такого документа, как приказ об утверждении графика отпусков.
График хозяйствующий субъект должен ввести в действие не позднее 17 декабря года предшествующего периоду, на который составляется данный акт.
Изменения в график отпусков могут вноситься по инициативе работников или на основании решения руководства, которое должно быть подтверждено согласием сотрудника. Такие события происходят уже в течение года действия ранее утвержденного плана.
Иногда компании приходится осуществлять изменение графика отпусков при приеме нового сотрудника, который поступает на работу в компании.
Стечение определенных обстоятельств может приводить к необходимости переноса работнику отпуска, которое требует от работодателя соответствующего оформления документов.
К ним можно отнести:
- Совпадение периода болезни работника с отпуском. Однако, в данной ситуации необходимо учитывать следующий момент. Если заболевший работник открывает листок нетрудоспособности, находясь в отпуске, и извещает об этом своего работодателя, то его отпуск просто продлевается на число дней, указанных в больничном листе. Когда же работник не сообщает о происшедшем и работодатель узнает о периоде нетрудоспособности во время отпуска, то эти дни следует перенести. При этом период отдыха из-за переноса определяются работником самостоятельно по его желанию.
- Когда сотрудник компании привлекался к выполнению гражданской обязанности (участвовал в заседании как присяжный, участвовал в военных сборах и т. д.) во время своего отпуска, эти дни также необходимо перенести. Связано это с тем, что данный период также подлежит оплате исходя из расчета среднего заработка с освобождением физлица от его работы.
Работодатель согласно положениям закона может производить перенос отпуска в следующих случаях:
- Когда необходимо выполнить срочно очень важную работу, если ее может осуществить именно данный работник.
- Когда в компании проводятся изменения в ее структуре.
- В случае проведения изменения в технологическом процессе организации.
- При проведении проверки организации контролирующими органами.
- Когда возникает необходимость направить находящегося в отпуске работника в служебную поездку.
- При наступлении периода нетрудоспособности руководителя, его заместитель должен быть отозван из отпуска, если обязанности по управлению нормативными актами возлагаются в данной ситуации только на него.
Нормы трудового законодательства в качестве гарантии устанавливают, что определенных категориям граждан переносить их период отпуска не допускается. К ним относятся работницы в положении, лица, которым не исполнилось 18 лет, совместители, почетные доноры, лица с радиоактивным облучением и т.д.
Порядок внесения изменений
В законе нет указаний на то, можно ли вносить изменения в данный нормативный акт, а также каким образом. Однако стоит заметить, что запрета на это также не установлено. Кадровые специалисты считают, что все изменения в нем все же необходимо отражать.
И делать это необходимо по следующим причинам:
- Неверный документ будет вносить путаницу в очередность предоставления отпусков работникам. Кроме этого, из-за неточностей в нем могут последовать санкции проверяющих органов;
- Незапланированное отсутствие сотрудника на месте работы может негативно сказаться на деятельности компании.
Однако какой бы ни была причина, внесение изменений должно быть санкционировано администрацией субъекта бизнеса. Также необходимо произвести согласование данных действий и с самим работником.
Если работник желает передвинуть свое время отдыха на иной период, ему необходимо подать заявление на имя руководителя. В данном документе излагается вежливая просьба о переносе закрепленного времени отпуска на другое.
Завизированное руководителем заявление должно быть передано в кадровую службу, где оформляется необходимый приказ. В графике после этого необходимо в поле «Примечание» сделать отметку о переносе с указанием реквизитов подтверждающих документов.
Скачать образец приказа
Файлы для скачивания:
Скачать образец приказ о внесении изменений в график отпусков, word.
Как составить приказ о внесении изменений в график отпусков
Закон не устанавливает для этого документа какую-либо особую форму. Его можно составлять в произвольном виде, в том числе с использованием фирменного бланка субъекта бизнеса.
Приказ в шапке обязательно должен включать в себя наименование субъекта бизнеса либо Ф.И.О. предпринимателя, адрес расположения, регистрационные коды.
Далее на следующей строке нужно проставить дату составления и место.
После этого нужно записать слово «Приказ», после этого указывается его порядковый номер. На следующей строке можно проставить краткое содержание документа — к примеру, «О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска Жданова А. И.».
Далее следует вводная часть распоряжения. В ней необходимо указать причину, по которой решено произвести перенос отпуска сотрудника.
К примеру, здесь записывается «На основании предоставленного заявления работника о переносе отпуска..» или же «По причине ввода в эксплуатацию нового станка и на основании письменного согласия работника..».
Дальше указывается слово «Приказываю», а после этого излагаются пункты распоряжения:
- Выполнить перенос отпуска с даты, указанной в графике отпусков на новую. При этом обязательно проставляется новый день начала отдыха;
- Указание кадровому работнику произвести необходимые изменения в существующем графике отпусков.
Нужно ли знакомить сотрудников
График отпусков — это внутренний локальный акт субъекта бизнеса. А закон устанавливает, что с такого рода документами субъект бизнеса должен знакомить всех своих работников под роспись.
Если в график вносятся какие-либо изменения, то проводить ознакомление нужно только того работника, которого они затрагивают. Всех остальных работников, которые упомянуты в документе, ознакамливать повторно нет необходимости.
Кроме этого можно в приказе, при помощи которого внесены изменения, предусмотреть специальную графу. Там работник должен будет проставить отметку о том, что он ознакомлен с данным документом.