Когда новый сотрудник устраивается на новое место работы, его знакомят с должностными обязанностями, а также внутренним распорядком субъекта бизнеса. В процессе работы он должен все эти требования неукоснительно исполнять. В противном случае он может привлекаться к дисциплинарной ответственности. В процессе документального оформления проступка с работника может быть запрошена объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей.
В каком случае пишется объяснительная записка
По закону, администрация при совершении работником какого-либо проступка не может сразу же его наказывать. Первым делом необходимо связаться и узнать у сотрудника причины произошедшего события.
Далее, документально фиксируется факт нарушения дисциплины либо неисполнения обязанностей. Также администрация имеет право в письменной форме запросить у нарушителя разъяснения. На составление объяснительной, закон отводит сотруднику два дня.
Объяснительную необходимо запрашивать в следующих ситуациях:
- Работника нет на своем рабочем месте без санкции на это руководства;
- Сотрудник исполняет свои должностные обязанности не полностью, либо не исполняет вообще;
- Работник опоздал к началу рабочего дня;
- Компании был нанесен материальный ущерб в результате действий либо бездействия сотрудника;
- Сотрудник находится на своем месте в алкогольном либо наркотическом опьянении;
- Работник не исполнил прямое распоряжение руководителя, но это поручение не входит в сферу трудовых обязанностей работника;
- Работник утаивает либо искажает информацию о состоянии дел на предприятии;
- Работник нарушает правила безопасности (производственной, пожарной и т.д.), установленные в субъекте бизнеса.
Перед вынесением вердикта о вине сотрудника, необходимо в полной мере учесть все обстоятельства произошедшего события. В том числе видение ситуации самим нарушителем.
Суть объяснительной записки и сводится к тому, чтобы работник мог со своей стороны охарактеризовать свое нарушение. В документе фиксируются его показания.
Работодатель должен располагать этим документом, чтобы беспристрастно разобраться в произошедшем событии.
Что необходимо указать в объяснительной
Составлять объяснительную необходимо таким образом, чтобы ее текст максимально полно раскрывал происшествие от лица нарушителя.
В первую очередь, на бланке должны быть данные кто оформил документ для кого. Работник указывает о себе максимально полную информацию, чтобы его можно было легко идентифицировать (Ф.И.О., название подразделения и должности).
Также нужно зафиксировать точные дату и время, когда произошло событие. Если у сотрудника имеются уважительные причины, по которым это было совершено, необходимо все подробно описать далее. Также, к объяснительной записке прикладываются подтверждающие документы.
Работник может дать оценку своим действиям, и либо признать вину, либо объявить себя невиновным. Желательно, чтобы он включил в объяснительную свою оценку случившемуся, а также отношение к возможному наложению наказания.
В случае, когда работник признает свою вину, рекомендуется попросить прощения, а также указать, что в будущем данный проступок не повторится.
Что не стоит писать в записке
В объяснительной записке работник должен разъяснить причины своего поступка. Он имеет право отказаться от ее составления.
Но в случае, когда сотрудник хочет предоставить пояснения, некоторые вещи нельзя включать в текст документа:
- Неверные данные — работодатель может проверить факты, указанные в объяснительной. В случае, когда выяснится ложь, это обернется против самого работника и понизит его репутацию в глазах работодателя;
- Нецензурная лексика — использование нелитературных выражений вряд ли прибавит убедительности изложенным фактам. Поэтому, при составлении документа необходимо использовать сухой деловой стиль написания.
- Не нужно перекладывать свою вину на других работников — в такой ситуации объяснительные записки также могут запросить и с тех сотрудников, которые будут упомянуты в записке. А там уже не известно, какую информацию приведут они. Да и очень вероятно, что отношения с данными работниками будут испорчены.
- Нельзя указывать на то, что работник не знал о необходимости соблюдения правила — сотрудник при приеме на работу знакомится со всеми внутренними нормативными актами субъекта бизнеса. Кроме этого, объяснительная также может быть затребована с непосредственного руководителя с разъяснением о незнании подчиненным его обязанностей.
Скачать образец объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей
Пример оформления объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей
Для такого документа нет каких-либо обязательных форм составления. Обычно данный бланк оформляется с применением общих правил деловой переписки.
Документ можно полностью написать от руки, либо набрать и распечатать на компьютере. В последнем случае на бланке обязательно должна стоять живая подпись.
Рекомендуется просить сотрудников составлять объяснительные именно от руки. В случае судебного разбирательства распечатанный бланк с подписью может быть представлен с той стороны, что работодатель подсунул сотруднику на подпись заранее составленный документ.
Сначала в верхней правой части листа записывается, для кого составлен этот документ — должность руководителя, наименование субъекта бизнеса, его Ф.И.О.
Далее, работник должен указать свою должность и Ф.И.О. Эта информация записывается в родительном падеже.
После этого посередине строки записывается название документа — «Объяснительная записка». Затем необходимо разъяснить свою позицию по происшествию.
При составлении текста нужно придерживаться следующих принципов:
- Все формулировки должны быть выдержаны в деловом стиле;
- Даты, дни и прочие временные промежутки должны быть указаны точно. Фразы «примерно», «около» и подобные использовать не рекомендуется;
- Все факты должны излагаться как можно более точно.
Работодатель не должен определять максимальный объем объяснительной. Сотрудник составляет ее такого размера, какой позволяет ему максимально точно и подробно раскрыть произошедшее событие.
Работник может как подробно указать причину произошедшего, так и использовать фразу «По семейным обстоятельствам». Он также может признать свою вину в происшествии, и при этом не излагать какие-либо факты и причины случившегося.
Сотрудник имеет право включить в документ свое мнение, выводы, предложения по происшествию.
Составление объяснительной завершается проставлением даты и подписи.
Что если сотрудник не предоставил объяснительную
Предоставление объяснительной записки является для работника правом, но он не обязан ее писать. Просто этот документ предоставляет возможность объяснить причины произошедшего.
Но он может сразу отказаться от составления записки, поскольку она может прямо либо косвенно подтверждать его вину в происшествии.
Администрация в любом случае обязана запросить письменные объяснения — это делается с помощью также письменного запроса.
Работник может прямо на запроса проставить свой ответ — да, он оформить требуемый документ, либо нет — он отказывается от составления объяснительной. Факт отказа не может расцениваться как факт нарушения трудовой дисциплины.
В случае, если сотрудник не желает подписывать запрос, но устно отказывается от написания объяснительной, нужно собрать комиссию. Она путем составления акта должна зафиксировать факт отказа.