Авансовый отчет по форме АО-1: для чего нужен, порядок применения, образец заполнения

Работа хозяйствующего субъекта в определенных условиях требует произведения наличных трат для выполнения поставленных производственных задач. Подобные расходов часто осуществляются через определенных приказом руководства подотчетных лиц. Помимо прочего в данном распоряжении определяется цель, на какую подотчетник может взять сумму, а также срок, в течение которого он может отчитаться. При этом используется для отчета авансовый отчет.

Для чего нужен авансовый отчет

Авансовый отчет это бланк, составляемый материально ответственным лицом, которому в подотчет была выдана установленная в приказе сумма денежных средств для выполнения поставленной перед работником производственной цели.

Деньги подотчетному лицу могут выдаваться либо налично из кассы, либо путем перечисления средств на карт-счет сотрудника. Составление авансового отчета является обязанностью работника, которому были выделены в подотчет определенные суммы.

Существует унифицированная форма авансового отчета, разработанная органами статистики. Компании могут в своей деятельности применять ее, или разработанный ими с учетом существующих особенностей бланк. Большинство специализированных программ включаются бланк авансового отчета форма АО-1.

Список целей, на которые из кассы предприятия могут выдаваться в подотчет суммы, определяется администрацией компании. В этом распоряжении проставляется пофамильный список работников, размер, сумм которые могут быть выплачены каждому работнику, и направления расходования средств.

Требования положений нормативных актов таковы, что при выдаче в подотчет сумм работнику обязательно должно соблюдаться направление расходование средств. Нельзя получить деньги на одно мероприятие, а израсходовать их на другую цель.

Поэтому особенностью данного документа является то, что он сначала проверяется бухгалтерией, а потом происходит утверждение произведенного расхода директором компании. Кроме этого авансовый отчет является регистром первичных документов, которые к нему прикладываются в качестве подтверждения расходования средств.

Если они обнаружат ошибки, расходы по этому документу обязательно не будут приняты к учету при исчислении налогооблагаемой базы.

В каком случае применяется

Существующие правила устанавливают, что наличность, выплаченная работнику в подотчет на установленные цели, может использовать только в указанном в приказе направлении. Документом, подтверждающим выплату сотруднику денег, является расходный кассовый ордер, содержащем разрешающую визу руководителя.

Законодательством также закрепляется период времени, в течение которого работник должен отчитаться по произведенным затратам. При этом подтверждающим документом выступает авансовый отчет.

Роль авансового отчета повышается при подтверждении расходов работника, отправленного в командировку. В настоящее время перечень документов, оформляемых при оформлении командировки значительно снижен. Все остальные могут заполняться по усмотрению самой компании.

Только один документ остался в составе обязательных бланков, которые нужно заполнять вернувшись из командировки. Порядок ведения операций по кассе устанавливает обязательность составления этого бланка.

Так как расчеты через подотчетников относятся к наличным расчетам, необходимо также помнить о существовании лимита расчетов между организациями, который равен 100000 рублей за один раз по одному договору. Если сумма превышает это размер, то должны применяться безналичные расчеты.

Что можно принять к учету

В компании должностные лица, принимающие авансовые отчеты подотчетных сотрудников компании должны знать, какие документы можно принять к учету.

В перечень подтверждающих расход бланков включены:

• Товарный чек с приложением к нему кассового чека, оформленного с помощью онлайн-кассы. Товарный чек может идти и без чека, если субъект хозяйствования, выписавший его, освобожден от применения ККА. В этом случае на товарном чеке обязательно должны присутствовать все обязательные реквизиты, по которым можно идентифицировать продавца.
• Квитанция к пко с приложением к ней чеков онлайн-касс. При этом в данный пакет документов обязательно нужно включать накладную либо акт на работы (услуги). В этих документах покупателем должно выступать юрлицо или ИП, которые выдали в подотчет суммы, а не сам работник.
• Квитанции, наряд-заказы и другие номерные бланки, относящиеся к БСО и являющиеся подтверждающими документами произведенного работником расходов.
• Выдаваемые транспортными компаниями билеты, страховые полисы, оформляемые в случаях осуществления перевозки грузов и пассажиров.

К подобным документами нормами могут устанавливаться дополнительные требования. К примеру, если документ по зарубежной командировке составлен на иностранном языке, нужно перевести его часть, которая относится к расходованию средств, на русский язык.

Авансовый отчет бланк 2018 скачать бесплатно

Образец заполнения авансового отчета в 2018 году

Рассмотрим по шагам как заполнить авансовый отчет.

Лицевая сторона

Заполнение бланка авансового отчета нужно производить начиная с самой верхней строки. Там указывается наименование фирмы либо Ф.И.О. предпринимателя. В отдельную таблицу необходимо занести код ОКПО.

В графы, которые находятся возле названия бланка, нужно внести номер документа и дату его оформления.

Справа располагается блок граф, который начинается с фразы «Утверждаю». Он предназначен для утверждения заполненного документа руководителем. Он должен указать там сумму прописью, проставит должность и Ф.И.О, а также дату принятия документа к учету.

После этого руководитель проставляет свою подпись, тем самым подтверждая разрешение принять сумму отчета к бухучету.

Дальше указываются данные о подотчетном лице. Нужно записать название подразделения, где он работает, полностью его Ф.И.О., наименование должности и номер присвоенный для табеля.

Затем нужно записать цель, на которую были выданы в подотчет деньги.

Если на предприятии выдача в подотчет продолжает оформляться заявлением, то цель в отчете должна полностью совпадать с данными по заявлению.

Затем следуют две таблицы. Данные в них должен вносить бухгалтер. В левой таблице производится фиксация движения средств, выданных работнику в подотчет.

Там последовательно проставляются остаток либо перерасход средств с предыдущего подотчета, выданная в подотчет сумма, израсходованные средства, неиспользованный остаток либо перерасход.

Закон устанавливает, что работник не может получить в подотчет новую сумму, если у него еще есть остаток по старому подотчету. Если при проведении проверки контролирующие органы выявят такой факт, то на компанию может налагаться штраф.

В правую таблицу записываются бухгалтерские проводки по отчету.

Ниже бухгалтер должен указать, какие число документов прикрепил к отчету подотчетник, а также сколько листов они занимают.

После того, как отчет утвержден, бухгалтер ставит свою подпись и указывает утвержденную сумму. После этого он должен передать бланк на подтверждение главбуху.

Если по результатам расходования сумм у лица остались неиспользованные средства, либо он совершил перерасход, то реквизиты кассового документа нужно указать внизу бланка.

Оборотная сторона

Большую часть этой стороны занимает таблица. В нее подотчетник должен внести все имеющиеся оправдательные документы. Для каждого бланка предназначена одна строка. Оставлять пустые строки нельзя.

В поле 1 вносится номер строки по порядку. В поля 2 и 3 записываются реквизиты предоставленного документа — его номер и дата оформления. У документа может не быть номера — тогда нужно проставить прочерк либо записать «Б/Н».

В поле 4 вносится наименование документа. Поля 5 и 6 предназначаются для проставления суммы документа. При этом в графу 5 ее нужно записать в рублях, а в графу 6 — валюте, которой оформлен документ (если он составлен не в рублях).

Строки, которые не будут заполнены, нужно прочеркнуть символом «Z». Далее, необходимо в самой последней строке таблицы подвести суммовой итог по всем документам. Ниже, подотчетник проставляет свою подпись.

Бухгалтер при проверке должен рассмотреть каждый документ, а также обоснованность данных расходов. В положительном случае он указывает принимаемую сумму в полях 7 и 8. Далее, в поле 9 он заносит счет бухучета, на который относится указанная сумма.

Итоговые сведения по данной стороне необходимо перенести на лицевую сторону.

Что делать, если отсутствуют подтверждающие документы

После возвращения из командировки, сотрудник может приложить к отчету документы с неустранимыми дефектами (например, повреждены, намокли и т. д.), либо вообще не предоставить их (потерян кассовый чек, получить дубликат невозможно).

Но такие события не означают, что принимать отчет у работника нельзя. Несмотря на то, что он не может предоставить оправдательные документы, сам товар либо услуга могут быть в действительности получены.

Бухгалтер после подачи бланка все равно должен его проверить, а уже руководитель должен потом решить — утверждать авансовый отчет по командировке, или же нет.

В случае, когда директор принимает решение утвердить данный документ и выполнить возмещение затрат, нужно помнить, что без подтверждающих документов включить данные суммы в базу по расчету налога на прибыль не получится.

Бухгалтерские проводки

Проводки, которые должен оформить бухгалтер после обработки авансового отчета, зависят от целей получения денег в подотчет.