Уже некоторое время хозяйствующие субъекты в своей деятельности применяют специальные средства, которые позволяют фиксировать поступление наличной выручки с помощью современных технологий. Эти аппараты называются онлайн-кассами, так как они не только фиксируют поступление средств, но и хранят эти данные в интернете. Рассмотрим подробнее онлайн касса что это такое и как работает для чайников.
Онлайн кассы — что это такое
Онлайн-кассой считается специальный аппарат, на котором фиксируется поступающая выручка предприятия наличными, обладающий фискальным накопителем и доступом в интернет.
Это необходимо, чтобы данные не только хранились на аппарате, но и передавались на определенный сайт, на котором информация о выручке компании аккумулировалась и была доступна как контролирующим органам, так и покупателям и заказчикам, имеющим на руках пробитые чеки.
Также к информации, хранящейся на сайте, должен быть у самого хозяйствующего субъекта. Данный сервис в интернете принадлежит специализированной организации, которая называется оператором фискальных данных.
Если хозяйствующий субъект принимает решение работать с онлайн -кассой, то ему нужно, помимо прочего, оформить соглашение с данным оператором. Последний оказывает на профессиональной платной основе услуги по хранению, обработке отражаемой на сервисе информации.
В настоящее время онлайн-касса, так же как и ее предшественники, должна на своем корпусе отражать информацию с заводским номером, обладать специальным устройством, которое позволяет воспроизводить на бумаге контрольные чеки, часовым механизмом, позволяющим отражать информацию о моменте совершения сделки.
Главной задачей, которую позволил решить ввод в действие онлайн-касс, является всесторонний контроль налоговых органов за приходными операциями денежных средств с целью своевременного отслеживания налогооблагаемых операций и правильности осуществления расчета налоговых платежей.
Новый закон определяет ряд требований, которым должен соответствовать выпускаемый онлайн-кассой чек. В нем обязательно должны присутствовать название товара (услуги, работ), в чем он измеряется, цена и сумма приобретаемого товар или услуги, так называемый QR-код, который позволит осуществить проверку полученного при сделке чека на сайте налоговой.
Многие производители переоборудовали имевшиеся ККА в онлайн-кассы. Однако не со всеми машинами такое можно было сделать.
Как работает касса: просто для чайников
Современная онлайн-касса представляет собой ККА, у которого существует постоянная связь через интернет с оператором фискальных данных.
Поэтому когда покупатель вносит деньги, кассир с помощью определенных команд пробивает чек. При этом на фискальном носителе отражается информация об этой сделке.
В зависимости от желания владельца аппарата, кассовый чек после пробития его суммы может отправляться сразу к оператору фискальных данных, так и через определенное время, но в пределах рабочей смены.
Покупателю после оплаты покупки выдается специальный чек либо в бумажной, либо в электронной форме. На чеке присутствуют специальные коды, с помощью которых происходит идентификация документа.
Кто должен применять онлайн
В настоящее время большинство хозяйствующих субъектов обязаны применять при совершении сделок онлайн -кассы. Старые кассовые аппараты исключены из оборота еще в 2017 году.
Использовать новый ККА должны предприятия и ИП, применяющие ОСНО, УСН в обязательном порядке. Исключение составляют операции по оприходованию наличных платежей от населения за оказанные им услуги. Для этого разрешается применять БСО. Но данная льгота действует только до 01.07.2019 года.
С 01 июля онлайн-касса стала обязательна для ООО и для ИП на ЕНВД, которые занимаются розничной торговлей, а также оказывают услуги по общественному питанию с привлечением наемного персонала.
Если же работники в деятельности общепита не используются, то использование онлайн-кассы для субъекта отложено до 01.07.2019 года. Данное правило распространяется и для ИП на патенте.
Если хозяйствующий субъект занимается реализацией подакцизных товаров, то он должен использовать онлайн кассу. Если ООО и ИП оказывают услуги, то они могут пока не использовать онлайн-кассы.
В каком случае можно не применять онлайн кассы?
Существует список субъектов бизнеса, которым дано право не применять онлайн-кассы, к ним можно отнести:
- Занимающиеся продажей товара с транспортных средств.
- Участники, неорганизованной торговли на рынках, ярмарках.
- Субъект реализующий товар с автоцистерн.
- Продавцы периодической печати в киосках.
- Реализаторы мороженого и напитков во вне оборудованных киосках.
- Лица, занимающиеся ремонтом обуви.
- Лица, осуществляющие ремонт и изготовление ключи и т. п.
- Предприниматели-собственники помещений, при сдаче их в аренду.
- Небольшие аптеки, которые располагаются в сельских лечебных учреждениях.
Субъектам бизнеса, разрешается не применять онлайн кассы, если их деятельность осуществляется на отдаленных территориях. Список таких мест определен на федеральном уровне.
Кроме этого, если субъект хозяйствования осуществляет продажу за безналичный расчет, он может не применять онлайн-кассу. Исключение составляют расчеты с физлицами, если платежи идут на прямую с их карточек и лицевых счетов.
В таких ситуациях нужно пробивать даже безналичные поступления средств. Однако, в этой ситуации касса нужна для получения электронного чека, а не фиксации операции. Проигнорировать данную обязанность могут субъекты, если знают, что физлицу в момент оплаты был выдан чек. А это могут сделать при приеме платежей непосредственно кассами банка или через терминалы.
В добровольном порядке может использоваться онлайн касса религиозными организациями, а также субъектами, занимающимися продажей почтовых марок, товаров, отнесенных к народным промыслам.
Льготы при использовании новых ККТ
Предприниматели, которые используют вмененку либо патент наделены правом получить вычет за приобретение онлайн-кассы.
Чтобы получить вычет, нужно выполнить следующие условия:
- Касса была зарегистрирована в ФНС в установленный законом срок;
- Если производится совмещение с другими режимами, то расходы по кассе не должны быть там приняты к учету.
Вычет можно получить на следующие затраты:
- Стоимость самого аппарата и накопителя;
- Стоимость программного обеспечения для работы с кассой;
- Стоимость услуг по настройке кассы;
- Работы по модернизации старого аппарата.
Для получения вычета регистрация должна быть проведена в следующие интервалы времени:
- Если осуществляется розница либо общепит с привлеченными сотрудниками — в период с 1-02-17 до 1-07-18.
- Если осуществляются остальные виды деятельности и общепит без наемных сотрудников с 1-02-17 до 1-07-19.
Стоимость перехода на новые кассовые аппараты
Закон устанавливает, что теперь пользоваться старыми аппаратами с ЭКЛЗ запрещено. Однако производители для некоторых касс выпускают специальные наборы, при помощи которых их можно переоборудовать в онлайн-аппарат. Цена таких наборов находится в пределах от 7 до 16 тысяч рублей.
Во время модернизации касс в аппарат устанавливается блок фискального накопителя, а также оборудование для передачи данных. Такую модернизацию стоит проводить, если количество кассовых чеков и номенклатура товаров или услуг предполагается незначительными. В противном случае лучше сразу приобрести специализированный аппарат.
Марка устройства | Область использования | Предполагаемая цена |
«Атол 30Ф» | Рекомендуется к применению в небольших компаниях с незначительной номенклатурой | 16000 р. с ФН |
«Viki Print 57 Ф» | Может использоваться в небольших точках. Есть возможность работы с ЕГАИС. | 16900 р. с ФН |
«Атол 11Ф» | Предназначен для небольших компаний с малым количество пробиваемых чеков. Работает с ЕГАИС. | 23000 р. с ФН |
«Viki Print 80 Plus Ф» | Касса для больших торговых точек, которая может работает с ЕГАИС. Также имеет несколько дополнительных функций, к примеру может отрезать чеки | 22000 р. с ФН |
«Атол 55Ф» | Кассовый аппарат для крупных торговых точек со множеством дополнительных функций — отрезанием чеков, работой с денежных ящиком и т. д. Может работать с ЕГАИС. | 31300 р. с ФН |
«Атол 90Ф» | Касса рекомендуется для разносной торговли — благодаря батарее имеет время автономности до 20 часов. Может работать вместе с ЕГАИС. | 13200 р. с ФН |
«Эвотор СТ2Ф» | Аппарат рекомендуется для использования в услугах. Имеет большой сенсорный экран, операционную систему на базе Андроид, простейшую систему управления складом. Работает с ЕГАИС. | 19900 р. с ФН |
«ШТРИХ-ON-LINE» | Рекомендуется к применению в небольших торговых точках с ограниченной номенклатурой. | 17000 р. с ФН |
«ШТРИХ-М-01Ф» | Аппарат для больших магазинов со множеством дополнительных функций. Может работать с ЕГАИС. | 29900 р. с ФН |
«ККМ Элвес-МФ» | Может использоваться при развозной торговле благодаря наличию аккумулятора. Рекомендуется для небольших магазинов. | 17500 р. с ФН |
«АТОЛ 42 ФС» | Первый аппарат для интернет-магазинов без функции выпуска бумажных чеков | 19200 р. с ФН |
«МодульКасса» | Аппарат, который совмещает работу с интернет-магазином, так и возможность оформления простых чеков. Аппарат оснащен дисплеем и операционной системой на базе Андроид. | 11900 р. с ФН |
«Дримкас-Ф» | Аппарат, какой можно использовать с интернет-магазином, а также и для простой продажи товаров в розницу. Есть множество дополнительных функций. | 17800 р. с ФН |
Порядок обслуживания касс
Новый закон отменил обязанность субъектов бизнеса в обязательном порядке производить обслуживание новых кассовых аппаратов в специализированных центрах.
Теперь субъект бизнеса, после приобретения нового аппарата, сам решает — когда вызывать специалиста по обслуживанию ККМ, для профилактических работ либо проведения ремонта.
Также для центров обслуживания ККМ отменена обязанность в обязательном порядке регистрироваться в ФНС. Ожидается, что этот шаг подтолкнет к приходу в отрасль новых специалистов и компании.
В связи с отменой обязательного заключения соглашения, теперь работа субъекта бизнеса и обслуживающего центра может строиться по следующим схемам:
- Оформление долгосрочного договора на обслуживание;
- Привлечение специалистов для ремонта только при возникновении неисправностей;
- Привлечение сторонних мастеров, которые имеют необходимые знания и навыки для обслуживания касс;
- Включение в штат фирмы отдельного специалиста, который будет заниматься обслуживанием кассовых аппаратов (имеет смысл при большом их количество в компании).
Кассовая дисциплина
Ранее, при применении простых аппаратов с ЭКЛЗ, на кассиров была возложена обязанность составлять документы КМ-1 — КМ-9, в число которых входили:
- Акт о возврате денежных средств покупателю (КМ-3);
- Журнал для кассира-операциониста (КМ-4).
С введением онлайн-касс, данная необходимость отпала. Теперь такие документы, при необходимости, оформляются в автоматическом режиме при обмене данными с ФНС.
Но их использование не запрещено — субъекты бизнеса могут, при необходимости, продолжать их применение, но этот шаг должен быть зафиксирован во внутренних документах.
Также при использовании касс старого образца, необходимо в конце каждого дня формировать специальный Z-отчет, и на основании них в конце рабочего дня оформлять журнал кассира-операциониста.
Сейчас Z-отчет отменен, и вместо него аппарат формирует «Отчет о закрытии смены». Его необходимо выпускать как в конце рабочего дня, так и при пересменке кассиров. Основная особенность нового отчета — он в электронном виде в момент формирования также передается в налоговый орган.
Особенности применения онлайн касс
Для интернет магазинов
Одной из причин, для чего были введены кассовые аппараты новой системы — это более пристальный контроль за работой интернет-магазинов.
До этого момента оплату за товары можно было получать электронными деньгами бесконтрольно. В результате, такие поступления было достаточно сложно отследить, а соответственно и обязать предпринимателя начислить на данную сумму налог и оплатить его.
По новым правилам, теперь любая продажа товара через интернет-магазин должна сопровождаться оформлением кассового чека. При этом такой чек не печатается на бумаге, а высылается на указанную электронную почту покупателя.
Выдавать чем необходимо при совершении любой оплаты — электронными деньгами, банковскими карточками и аналогичными инструментами. С 1 июля 2018 года введена обязанность пробивать чек на онлайн-кассе в случае, если физическое лицо производит оплату на расчетный счет субъекта бизнеса с использованием банкоматов, терминалов и т. д.
ФНС также определила, что отсрочка, которая определена для субъектов бизнеса на патенте либо вмененке, действует и в случае с интернет-торговлей. Так, законом установлено, что если ИП ведет розничную торговлю, и у него нет привлеченных работников, он может начать использование новых касс только с 1 июля 2019 года.
Главная особенность кассовых аппаратов, которые должны работать в связке с интернет-магазинами — при выполнении электронной оплаты нет необходимости пробивать бумажный чек, нужно только оформить электронный.
В настоящее время, эта часть рынка онлайн-касс развивается в нескольких направлениях:
- Подключение кассы к интернет-сайтам при помощи сторонних программ. В настоящее время таких предложений мало;
- Специальные кассовые аппараты для магазинов, использующих программное ядро 1С: Битрикс. Процесс интеграции и работы у них максимально облегчен;
- Аппараты, которые могут работать как с реальными покупателями, так и взаимодействовать с интернет-магазином и отправлять электронные чеки.
В случае, когда доставку товара осуществляет курьер, и он же получает оплату, то ему с собой обязательно нужно иметь кассовый аппарат для пробития чека. В этом случае выгодно приобрести такой, который будет и выпускать бумажные чеки, и рассылать электронные.
При торговли алкоголем
Внесение поправок в закон 171-ФЗ, который регулировал алкогольный рынок,а также изменения в 54-ФЗ теперь затрагивают и торговлю слабым (пиво) и крепким алкоголем.
Изначально были противоречия между этими двумя законами, и по ним все участники рынка, независимо от крепости реализуемого алкоголя, обязаны были использовать онлайн-кассы. Однако сейчас данная ситуация уточнена — нужна ли касса, к примеру, для пива.
При торговле крепким алкоголем использовать новые кассовые аппараты строго обязательно, без учета налоговой системы и формы субъекта бизнеса. Для ИП торгующих пивом, отсрочка дана предпринимателям на ПСН и ЕНВД без работников — им разрешено перейти на новую технику с 1 июля 2019 года.
При этом необходимо помнить, что закон 171-ФЗ устанавливает обязанность всех без исключения, в том числе торговцев пивом, отправлять сведения о поступлении и продаже товара в систему ЕГАИС.
Процедура реализации алкоголя с использованием онлайн-касс и ЕГАИС выглядит следующим образом:
- При получении алкоголя любой крепости сведения о нем передаются в ЕГАИС;
- При продаже алкоголя — данные о крепком алкоголе передаются в ЕГАИС, информация о реализации — в ОФД, а затем в ФНС;
- Покупатель должен получить чек онлайн кассы — с одним QR кодом при продаже пива, либо двумя кодами — при реализации крепкого алкоголя (один код для проверки алкоголя через ЕГАИС, второй для проверки операции через налоговую).
- Переданные данные хранятся в базе ЕГАИС, и в налоговой службе.
Онлайн касса для ИП на УСН в 2018 году
Введенные этим летом в действие поправки к закону об онлайн-ККМ, дали некоторым категориям предпринимателей, использующим упрошенный режим, отсрочку в применении кассы нового образца.
Предприниматели, которые заняты в торговле, в общих случаях должны использован онлайн-кассы с 1 июля 2017 года.
Однако на это правило установлено несколько исключений:
- Если ИП продает журналы, газеты, сопутствующие товары;
- Если он осуществляет торговлю на выставках, ярмарках, в аналогичных местах;
- Ведет разносную торговлю простыми товарами;
- Реализует мороженое и напитки, не содержащие алкоголь;
- Продает товары из автомобильных цистерн (молоко, квас, рыбу и т. д.).
С 1 июля 2018 года на новые кассы должны были перейти ИП с работниками, которые ведут деятельность путем торговли через автоматы. Если привлеченных работников нет, то не применять кассу можно до 1 июля 2019 года.
Предприниматели, которые оказывают услуги и применяют упрощенную систему налогообложения должны:
- Не использовать кассовый аппарат, если деятельность входит в перечень, указанный в п. 2 ст. 2 ФЗ 54.
- Не использовать кассы до 1 июля 2018 года при оказании любых услуг;
- Не применять кассы до 1 июля 2019 года, если оказываются услуги общепита без привлеченных работников, а все остальные — независимо от наличия сотрудников.