Часто компании или предпринимателю для осуществления своей хозяйственной деятельности требуется направлять своих работников в другую местность для выполнения поставленных перед ними служебных заданий. Как это делать и как производить оформление данного мероприятия определяется на законодательном уровне. Рекомендуется каждому субъекту хозяйствования для регулирования данного вопроса также разрабатывать в организации Положение о командировках.
Для чего необходимо положение о командировках
Положение о служебных командировках представляет собой локальный документ нормативного характера, в котором определяются основные правила по оформлению и порядок направления в командировку сотрудников компании..
Данным документом законодательные нормы детализируются внутри компании, путем адаптации законодательства к особенности деятельности компании.
Главное требование, предъявляемое к этому положению, заключается в том, что его нормы не должны находиться в противоречии с норматива законодательства, и тем более ухудшать положение физлица, направленного в командировку, по сравнению со стандартами, определенными законами.
Данное правило требует серьезных затрат времени в условиях, когда численность работников значительна. Поэтому рекомендуется даже для предприятий малого бизнеса составлять положение о направлении работников в командировку.
Тогда в трудовых соглашениях, представители организации могут просто размещать ссылку к данному локальному документу.
Помимо этого Положение является одним из основополагающих документов при определении экономической целесообразности произведенных расходов и включении их в расчет базы по налогу на прибыль.
Кто составляет
Положение о командировках не относится к обязательным нормативным актам компании, которые обязательно должны присутствовать у нее. Все организации и предприниматели имеют право разрабатывать этот документ ориентируясь на потребности фирмы.
Если в организации не разрабатывается данный акт, его положения могут быть включены в Правила внутреннего распорядка, Коллективный договор, Положение по оплате труда.
Нормативы законодательства определяют, что положения по регулированию направления в служебную поездку работников должны существовать, но не устанавливают в каком из существующих локальных актов.
Положения по командировкам желательно разрабатывать тем субъектам хозяйствования, которые довольно часто отправляют своих сотрудников в командировки. Тогда все необходимые нормы будут собраны в одном акте, что является очень удобным.
Положение о командировках образец 2019 скачать бесплатно
Файлы для скачивания:
Скачать образец положения о командировках, word.
Скачать образец листа ознакомления с локальным нормативным актом.
Что содержит документ
Рассмотрим подробнее какие вопросы включаются в Положение по командировкам.
Общие положения
Основным документом, который содержит основные правила и принципы оформления командировок, является положение №749. Потому в данном Положении лучше всего описать те моменты, которые прямо не оговорены и устанавливаются на усмотрение работодателей.
Например, будет ли считаться командировкой поездка надомного работника к своему работодателю, либо на основании каких условий однодневная поездка будет считаться командировкой.
Правило оформление командировок
Изменения в законодательных актах теперь не требуют, чтобы при отправлении в поездку на сотрудника были составлены служебное задание или командировочное удостоверение.
В настоящее время основным документом, который определяет служебные поездки, является приказ о командировке. Однако, если компания будет продолжать использование указанных бланков, то это необходимо зафиксировать в данном разделе.
Здесь же можно указать, допустимо ли производить продление поездки, либо, наоборот, сокращение ее срока — нужно описать при каких условиях это можно сделать, и как оформить документально.
Еще один момент, который можно включить в этот раздел — на каких условиях командированного работника можно привлечь к выполнению обязанностей в выходной день.
Компенсации и гарантии командируемым сотрудникам
Субъект бизнеса имеет право сам закрепить, какие именно расходы будут возмещаться после возвращения сотрудника из служебной поездки. Также здесь необходимо указать, каким образом работник должен подтвердить, что расходы были правомочны.
Компания может для разных должностей закреплять разные размеры оплачиваемых расходов.
В данном разделе можно описать следующие моменты:
- Какой тип транспорта сотрудники разных должностей могут использовать, чтобы добраться до места командировки и уехать из него;
- В каких условиях работник может пользоваться авиатранспортом;
- Какая может быть максимальная сумма оплаты за жилье в сутки (этот показатель можно устанавливать для каждой должности отдельно);
- Работники на каких должностях могут пользоваться услугами повышенной комфортности — перелет бизнес-классом, люкс-номера в гостинице и т. д.
- Может ли работник использовать в служебной поездке личный транспорт и как будет производиться компенсация расходов;
- Можно ли использовать такси в служебных поездках;
- Какие документы принимаются для отчета по каждому виду произведенных расходов.
В этом же разделе можно описать сумму суточных, которая будет выделяться для сотрудников разных должностей. Допускается установить разные суточные для дальних поездок и на ближние расстояния.
Порядок выдачи денег подотчет, отчет о командировке
Такой раздел нужно обязательно включать в положение, поскольку именно в нем будет указываться каким образом сотрудники могут получать деньги подотчет, а затем как именно они должны отчитаться о понесенных расходах.
В разделе оговариваются следующие моменты:
- В какое время работник, который едет в служебную командировку, должен получить средства подотчет;
- Каким именно образом и за какой промежуток времени после возвращения из поездки работник должен оформить отчет по помеченным во время нее расходам.
Порядок утверждения
Положение по командировкам относится к числу внутренних нормативных актов компании. Поэтому, оно не закреплено как обязательное к применению. Но если субъект бизнеса принимает решение об использовании данного документа, необходимо соблюдать строгую процедуру по вводе его в действие.
Если в компании есть сформированный орган профсоюза, то проект положения необходимо обязательно отправить туда для проведения согласования. Если же органа такого нет — то данный шаг пропускается.
Затем документ требуется ввести в действие.
Это можно осуществить одним из следующих способов:
- На Положении проставляется гриф «Утверждаю» с отметкой руководящего лица. Если согласование документа производилось с иными должностными лицами, то тогда нужно предусмотреть аналогичные графы и для них.
- Составляется специальный распорядительный акт — приказ об утверждении положения о командировках. В нем обычно описывается при наступлении каких условий либо какой даты данное положение начинает действовать. На обложке документа тогда необходимо поставить гриф «Утверждено» и вписать информацию о приказе, которым он был принят.